Генерисање и слање фактура може бити дуготрајан процес. Ипак, то није процес који треба прескочити или занемарити. Исправно дизајнирана фактура помаже предузећу да буде плаћено и пружа правну заштиту за обје стране. Ако сте икада добили ревизију од стране Пореске управе, ваш систем фактурисања може поткријепити ваш пријављени приход.
Основе фактура
Када продавац жели да буде плаћен за робу или услуге, он шаље фактуру. Фактура је документ који детаљно описује финансијске компоненте пословне трансакције. Фактура садржи име и контактне податке купца и продавца, опис услуга или испоручене робе, цену по ставци и укупан износ дуга. Рачуни обично укључују и датум доспијећа плаћања, број фактуре и жељени начин плаћања.
Плаћају
Фактуре помажу компанији да буде у потпуности плаћена и да буде плаћена на време. Може бити тешко бити плаћен без одговарајуће фактуре. Компаније обично захтевају примање детаљне фактуре пре исплате плаћања. Услови плаћања могу помоћи компанији да брзо наплати потраживања. На пример, компанија може да каже да је исплата доспела по пријему, у року од 30 дана од пријема или 60 дана пријема. Укључивање политике накнада на закашњело плаћање на рачуну - на примјер, да закашњела плаћања подлијежу накнади од 20 УСД - такођер може помоћи у осигуравању правовременог плаћања.
Успостављање законских права
Фактуре пружају доказе да су производи и услуге испоручени и да успостављају право компаније на плаћање. У случају да купац не плати, компанија може да користи уговоре и фактуре да легално докаже суду да је то плаћено. Исто тако, компанија може да чува копије фактура и износе исплаћене извођачима и добављачима како би утврдила да је испунила своју уговорну обавезу плаћања.
Ревизијски докази
Чак и ако све урадите како треба, увек постоји могућност да ваш ИРС ревидира ваш посао. Током ревизије, ИРС жели да осигура да сте правилно пријавили сав приход који сте примили током године. Ако имате организовани систем фактура са редним бројевима, ИРС има више поверења да сте пријавили приход потпуно и исправно. Ако су фактуре нередовне или непостојеће, терет доказа је на вама да покажете да не сакривате никакав приход.
