Када станодавци промијене особље у уреду, корисно је савјетовати станаре о тим промјенама, посебно особља које често комуницира са станарима. Лако је савјетовати станаре о попуњавању особља и друге значајне промјене писмом.
Прикупите попис имена и адреса свих станара који ће бити погођени промјеном. На пример, ако изнајмљујете простор на више локација и зато управљате са више од једне канцеларије за изнајмљивање, потребно је само да саопштите промену оним станарима који се баве канцеларијом за изнајмљивање где се промена дешава. Ако имате само једну канцеларију, наравно, обавестите све станаре.
Припремите писмо на врху заглавља на компанији да буде "званично", и дајте датум за датум када очекујете да се већина писама дистрибуира. Користите маилмерге технологију да персонализујете свако слово, или можете да користите општији формат тако што ћете адресирати свако слово "Драги закупац".
Садржај писма треба да буде кратак и послован, и генерално треба да садржи два параграфа садржаја, плус завршни параграф. Известите о промени особља у првом параграфу. Ако ће нови службеник преузети све дужности запосленог који одлази, реците то, наводећи дужности: "Јенние Смитх ће напустити фирму 12. марта и замениће је Мари Јонес, која ће бити одговорна за жалбе станара, одржавање прикупљање ренте и одговарање на сва повезана питања."
С друге стране, ако ће дужности које је раније обавио запосленик који одлази бити расподијељен међу постојећим и / или новим особљем, то објасните у првом параграфу; на пример: "Јенние Смитх ће напустити фирму 12. марта и замијенит ће је Мари Јонес, која ће бити одговорна за жалбе станара и захтјеве за одржавање. Јое Вхите ће преузети одговорност за прикупљање ренте и одговарање на сва слична питања."
У другом параграфу укључите све релевантне датуме; у многим случајевима, на примјер, особље одлази у петак, а замјена извјештава сљедећи понедјељак. У другим случајевима, постоји кратак период преклапања док запосленик који одлази тренира нови. Затворите други пасус наводећи да од датума промене напред, сва релевантна питања, коментари и проблеми треба да буду усмерени на људе који су недавно одговорни за њих, и да их поново именују. На пример: "Почевши од 15. марта, обратите се Мари Јонес жалбама и захтевима за одржавање и контактирајте Јоеа Вхитеа због било какве везе са рентом."
У последњем параграфу обавестите станаре да би требало да вас слободно контактирају са било каквим проблемима, коментарима или питањима. Потпишите слово “С поштовањем”, иза којег следи ваше име.
Савети
-
Станодавци или њихово особље могу доставити или послати ове врсте писама; наизменично, могу се дистрибуирати са приходима од ренте.
Одуприте се пориву да будете пријатељски и дајте превише информација, чак и када су ствари очигледне. "Јенние Смитх одлази да би имала бебу" или "Јенние Смитх се удаје и иде на медени месец, и онда ће се иселити из државе", оба су примери давања превише информација. Дозволите Јенние да подели своје информације са ким одабере и ограничи ваше писмо на оно што је потребно за посао.
