Дефинишите препреке за комуникацију

Без обзира на то колико се трудите да их избегнете, баријере комуникације ће се појавити између запослених, менаџера и клијената. Неуспех у комуникацији може изазвати непотребна кашњења, фрустрације и потенцијално изгубљено пословање. Добра вијест је да постоје начини да се превазиђу препреке у комуникацији како би се ваш посао одвијао глатко.

Шта су комуникацијске баријере у бизнису?

Комуникацијске баријере се могу наћи свуда у пословању, од врха до средњег менаџмента до вањских односа. До кварова у комуникацији долази организационо, као када су чланови тима изоловани, или појединачно, када особа погрешно интерпретира или игнорише оно што други говоре. Они могу произаћи из превише ометања на послу или недовољне јасноће о пројекту. Неколико примјера уобичајених препрека за комуникацију које можете видјети у вашем пословању су:

Дистрацтион. Ако нисте присутни у разговору, то ће вјеројатно резултирати погрешном комуникацијом. Било да се ради о вишеструким прекидима, вишезадаћности или журби на ваш следећи састанак, ометање је препрека комуникацији која може изазвати многе проблеме. То је такође и онај који је лако поправити ако научите да се фокусирате и будете присутни у овом тренутку.
Лоше управљање. Када запослени не воле своје менаџере или не мисле да могу отворено да разговарају са њима, канали комуникације се брзо искључују. Менаџери који не дају повратну информацију, не слушају проблеме, не могу отворено да разговарају о релевантном пословању компаније или не постављају питања свом особљу стварају препреке за комуникацију које не морају постојати.
Недостатак разговора. Наравно, најбољи начин за комуникацију је разговор. Ових дана, међутим, људи имају већу вјероватноћу да шаљу текст или е-пошту када имају проблем за расправу. Овај тип једностраног разговора често доводи до непотребних неспоразума и фрустрација, и може бити губитак времена. Питање које се може решити директним, 15-минутним, директним разговором, постаје једнодневна размена речи која изазива анксиозност и која нема решење.
Физичке баријере. Када се руководство изолује на другом кату зграде од остатка радне снаге или се радни тимови распореде у посебне канцеларије, стварају се физичке баријере које доводе до лоше комуникације.
Особне разлике. Шансе су да имате неколико врста личности које лебде око вашег пословања. Постоји и добра шанса да се неке од тих личности једноставно не уклапају и имају различите стилове комуникације, што доводи до неспоразума, стереотипа и тишине.
Недостатак јасноће. Када се ради о заинтересованим странама, клијентима и особљу, важно је имати јасну политику компаније. Не чинити то често ствара конфузију и фрустрацију због које људи не желе да раде са вама.

Ако вам је потребно неко време да процените своје радно место да бисте сазнали како људи комуницирају, вероватно ћете наћи ове и друге уобичајене примере препрека за комуникацију. Неки се могу ријешити брже од других, али сви захтијевају спремно судјеловање и добре комуникацијске вјештине из вашег тима.

Примјери комуникацијских баријера

Нису све препреке за комуникацију очигледне. Можда вам се чини да разговарате и да сте продуктивни, али тек касније схватите да се ништа заправо није остварило. Ево како се састанак тима са менаџером може препунити комуникацијских баријера:

Тим се састаје у 10:00 сати са менаџером да би прешао на предстојећи догађај умрежавања. Чланови тима долазе брзо, али менаџер има телефонски разговор. Свако незгодно седи у соби, не знајући када ће се разговор завршити и када ће састанак заиста почети.

Десет минута касније, менаџер фокусира своју пажњу на људе у соби и тражи дневни ред састанка. Нико га нема, тако да се неко покушава брзо написати један. Док то ради, менаџер се омета другим телефонским позивом, који захтева од њега да напусти канцеларију за 15 минута да се састане са неким другим. То доводи до брзог састанка на којем људи не постављају много питања јер желе да покрију што више материјала у садашњем ограниченом времену.

Када се састанак заврши и сви се врате у своје канцеларије, тим може да оствари неколико ствари: они нису покрили неке важне ставке које је требало расправити, осећали су се журно и игнорисани од стране менаџера док су покушавали да разговарају о томе шта покривају. и нису више у планирању предстојећег догађаја умрежавања него што су били прије састанка. Препреке у комуникацији резултирале су губљењем времена и недостатком продуктивности за све укључене.

Друге препреке за комуникацију су очигледне, као члан тима који непрестано пропушта ваш задатак, а да вам не даје разлог или менаџер који се подешава и игра са својим телефоном сваки пут када покушате да разговарате. То може бити организациона бирокрација која спречава да се нове идеје икада остваре или недостатак интердисциплинарног дружења међу радницима различитих нивоа у пословању.

Проблеми са екстерним комуникацијама

Ако сте у послу који служи клијентима, екстерна комуникација је једнако важна. На пример, ако не оглашавате јасно колико дуго су продајне цене на снази, можете завршити са бијесним клијентима који инсистирају да плаћају само оно што је продајна цена месец дана касније. Ако пружате информације о служби за кориснике на вашој веб-локацији, али не и директан начин да контактирате вашу службу за кориснике, можете завршити са јавним притужбама на страницама друштвених медија умјесто једне жалбе која се могла обрадити брзо и приватно.

Без обзира да ли су баријере за комуникацију очигледне или суптилне, оне не чине ништа да помогну бизнису да успије. У ствари, они могу завршити изазивајући много више проблема него што очекујете.

Падови комуникацијских баријера

Можда мислите да не морате да трошите време радећи на комуникацији у вашој фирми, али постоје многе последице за игнорисање проблема у комуникацији. Препреке у комуникацији доводе до фрустрираних запосленика и клијената који се не осјећају као да их се чује. Када се то догоди, особље постаје мање мотивисано, што доводи до недостатка продуктивности, креативности и иновација. Неуспех у комуникацији са клијентима и клијентима може чак довести до губитка посла.

Ако запослени не сматрају да оно што кажу битно или има било какав утицај, они могу престати да говоре уопште и да не комуницирају када нешто није у реду или када ће рок бити пропуштен. То доводи до неефикасности, грешака и културе компаније која подстиче изолацију уместо тимског рада.

Када се људи не осјећају као да имају отворене канале за комуникацију, многи се искључују и само пролазе кроз своје захтјеве. То вероватно није оно што желите да се деси у вашој компанији, због чега је неопходно дати приоритет добрим комуникацијама између ваших запослених и екстерно са клијентима, добављачима и клијентима.

Како превазићи препреке у комуникацији

Најбољи начин да се превазиђу комуникацијске баријере је да се оне превенирају. То се постиже постављањем јасно дефинисане политике за ваше пословање која подстиче комуникацију. То може бити једноставно постављање кратког јутарњег састанка на питања и пројекте или сложенија хијерархија која одређује с ким треба разговарати када дође до проблема. На тај начин сви знају да имају шансу да се чују.

Ова комуникациона политика треба да буде написана и прегледана са свим новим запосленима, као и да се редовно ревидира и ажурира како би одражавала тренутну технологију и праксу компаније. Ако је потребно, обука у комуникацијским вјештинама и ваше специфичне комуникацијске политике могу бити корисне, посебно за оне који нису најбољи комуникатори.

Чак и када људи знају да имају излаз за слушање, и даље је важно да запослени активно учествују у побољшању комуникације у цијелој компанији. Охрабрите особље да:

Разговарајте лично. Када је могуће, разговарајте лично. На тај начин нема забуне око тона или значења. Ако постоји, може се одмах ријешити, елиминирати фрустрације и погрешну комуникацију. Охрабрите особље да подигне слушалицу и разговара ако не може да се састане лично, посебно ако је проблем компликован. Користите само е-пошту и текст када је то крајње средство или брзо питање.
Лимит дистрацтионс. Разговори захтијевају и разговор и слушање. Побрините се да заиста слушате ограничавањем прекида, спуштањем телефона и фокусирањем на оно што друга особа говори. То ће помоћи у превазилажењу комуникацијских баријера и учинити да се друга особа осјећа и цује. Сметње треба да буду ограничене лично или телефоном.
Имајте политику отворених врата. Охрабрите политику отворених врата како би људи знали да могу разговарати са менаџерима или другим тимовима у било које вријеме. Ова политика треба да обухвати и заинтересоване стране и клијенте, који треба да се осећају као да могу да дођу до одговарајуће особе у вашој компанији кад год имају проблем или забринутост.
Створите социјалне могућности. Већа је вероватноћа да ће људи радити са људима које познају. Стварање социјалних прилика унутар ваше компаније и умрежавање догађаја за спољне клијенте може помоћи људима да се упознају и отворе линије комуникације. Када се људи упознају и разговарају, вероватно ће се осећати удобније у будућности.
Поједностави. Друга заједничка препрека комуникацији је да се направи добар утисак. Буди оно што јеси. Одбаците жаргон или формални речник у замену за личне приче и јасан, концизан језик. Будите љубазни, топли и искрени. Ако је то професионални однос, одржавајте своје границе, а да притом будете још увијек осјетљиви на дотично питање.
Будите афирмативни. Важно је признати туђа искуства и реаговати у складу с тим. Пазите на говор тијела и емоције, као и на слушање ријечи које се размјењују. Будите љубазни према информацијама које примате и свим осјећајима који се појаве. Постављајте питања, будите позитивни и пружајте корисне и подржавајуће повратне информације када можете.
Размислите о култури. Будите свјесни израза, геста, религијских и политичких увјерења повезаних с различитим културама док разговарате тако да ваша порука није погрешно схваћена. Такође је важно проверити све генерализације и стереотипе о културним групама пре него што скочимо на закључке. Како људи мисле, реагују и гледају на свијет могу се јако разликовати због културе.
Приоритет. Фокусирајте се само на информације које желите да пренесете уместо да вршите депоновање информација. Превише информација одједном може довести до тога да слушалац буде преплављен, што ће резултирати неактивношћу. Представљајући само релевантне информације, јасније ћете комуницирати шта је важно и шта прималац треба да уради.
Исправите свој говор тела. Комуникација не долази само од речи. Она такође долази из вашег тела. Начин на који сједиш и крећеш када разговараш с неким често каже много више од ријечи које се икада могу. Успостављање контакта с очима и употреба одговарајућих невербалних гестова иду дуг пут. Избегавајте да изгледате љутито, под стресом или ометањем да бисте спречили да неко жели да разговара са вама.