Ако ваш посао подразумева периодичне брифинге за менаџере или више руководство о функцијама вашег одељења, вероватно ћете поделити овај задатак на четвртине или тромесечне сегменте. Многе организације користе кварталне временске периоде за рачуноводствене и финансијске операције, тако да ће им требати брифинг који одговара овом временском оквиру. Квартални извештај треба да садржи резиме и информације о пословном напретку, наглашава, изазове и циљеве постигнуте у том периоду. Можда ћете чак укључити и анегдотске референце које ће оживјети ваш извештај кроз стварне догађаје који су се догодили током тромесечја.
Проучите претходне кварталне извјештаје
Ако је ово први квартални извештај који пишете, прегледајте претходне извештаје - кварталне или годишње. Може се наћи информација на крају године коју желите пренијети у овај квартални извјештај. Такође, може да постоји жељени формат за ваш квартални извештај. Вероватно је добро ако ћете укључити додатне, релевантне информације; међутим, држите се истог формата осим ако није другачије наведено. Ако већ немате предложак из претходних извештаја, направите га тако да не поновите овај корак у наредном кварталу.
Одредите изворе информација
Осим ако је квартални извештај искључиво у оквиру ваше надлежности, вероватно ће вам бити потребне информације из других извора или одељења. На пример, ако ваш извештај захтева финансијске податке, обратите се рачуноводственом или финансијском сектору и затражите податке који су вам потребни за тај квартал. Ако постоје подаци за претходни квартал, затражите и то у случају да желите направити успоредбе између два тромјесечја.
Прегледајте пословне теме за извештавање
Прикупите информације о пословним темама које прегледавате у свом кварталном извјештају. На пример, ако сте менаџер пројекта консултантске фирме и сврха извештаја је да ажурирате водећи тим о напретку за неколико различитих ангажмана, размислите о уносу имена сваког клијента, након чега следи врста ангажовања као подтеме као што је ово:
- Име клијента, врста ангажмана; нпр., Екецутиве Цоацхинг
- Име клијента, врста ангажмана; нпр. Радионица за развој тима
- Име клијента, врста ангажмана; нпр. Организациона процена
За сваку подтему наведите кратак опис ангажмана, укључујући особље које је додијељено сваком од њих. Ако сте менаџер пројекта, наведите своје име и име клијента са којим сте комуницирали током овог периода, као и опис ваших активности као пројектног менаџера. Опишите друге активности на ангажману, као што је број радних сати сваког ангажованог консултанта и циљеве, циљеве и постигнућа за сваки ангажман. На пример, можете писати,
"АБЦ консултант Јохн Дое је креирао активности развоја тима за радионицу од 1. фебруара 2019. Циљ радионице је да прегледа резултате организационе процене спроведене 1. децембра 2018. године, и да олакша активности за поновно именовање чланова тима за организациону мисију. "
Ви сте судија о томе колико детаља треба да пружите, на основу дужине и формата вашег кварталног извештаја. Овај одељак формира наративну компоненту вашег извештаја.
Табеле су корисне
Поред тога што су корисне у представљању финансијске слике за ваш квартални извештај, прорачунске табеле цени читаоци који су забринути због крајњег исхода. Не морате да укључите више страница са својим наративним извештајем, али квантитативно приказивање кварталних активности даје вашим читаоцима кратак преглед напретка пословања у вашој области. Користећи исти пример, ако пријављујете неколико обавеза, ваша табела може да одражава почетни буџет, анализу опекотина, трошкове до сада и процењени буџет за завршетак у доларима и процентима.
Напишите увод и закључак
Када прикупите све информације за свој извјештај и припремите нацрт, напишите свој увод и закључак. Увод треба да садржи период за ваш извештај, изворе информација, одељење или пројекте и публику. Ако је ваш извештај дуг или сложен, напишите резиме који садржи најрелевантније информације у резимеу од једне странице. Закључак треба да поново нагласи током тромесечја, као и да укратко објасни сва значајна питања која су се појавила током тромесечја и пројекције за наредни квартал.
