Рачунарска технологија нас доводи у еру електронског складиштења. Предузећа свих врста се крећу у правцу канцеларије без папира у настојању да смање трошкове и повећају ефикасност. Упркос све већем наглашавању компјутеризованих података, велики део пословања се још увек ослања на складиштење штампаних докумената. Одлука да се користе бочне или вертикалне датотеке у канцеларијском окружењу зависи од различитих фактора.
Хисторицал Рецорд-кеепинг
Током година, потреба за вођењем евиденције се повећала са порастом броја становника и отварањем нових бизниса. Професије као што су право и медицина захтевају комплетне и тачне писане податке о пословању клијената. Произвођачи и трговци на мало се ослањају на корисничке фајлове за директну продају и снимање куповине. У прошлости, потреба за складиштењем докумената створила је индустријске нише за компаније које теже да задовоље различите потребе за подношењем. Складиштење докумената на радном месту еволуирало је од сложених папира на полицама и у рупама у затвореним просторима до добро осмишљених система подношења података које су на располагању код многих произвођача.
Вертикални системи архивирања
Вертикални ормари су старији од главних ормарића за датотеке у популарној употреби. Могу бити израђени од дрвета или метала и доступни су са двије, четири или пет ладица. Датотеке са две фиоке су произведене тако да се подударају са стандардним висинама стола као ствар компатибилности рада. Пет вертикалних датотека фиока су обично 60 инча високе и не користе се у уредима за рад јер су горње ладице превисоке за лак приступ. Користе се у просторијама за масовно складиштење где је простор на врхунцу. Вертикалне датотеке се испоручују у две основне величине фиоке како би се прилагодили стандардним документима величине слова и величине.
Системи за латерално архивирање
Бочни фајлови пружају одређене предности у односу на вертикалне датотеке. Они могу примити документе величине писма и правне величине. Бочни фајлови обично пружају чак једну трећину више простора за складиштење од вертикалних ладица. Пошто су доступне у висини стола, оне служе двострукој сврси списа и креденца. Оба фиока су лако доступна док седите. Тамо гдје радна станица захтијева спремну и поновљену доступност одређених датотека, бочна датотека је идеално рјешење за архивирање. Због саме ове функције они су пожељан систем архивирања за руководиоце и професионалце.
Филинг Типс
Приликом одабира ормарића за фајлове за ваше пословање, пажљиво размотрите како ће се ти фајлови користити и које особље. У продајним представницима или техничкој подршци људи којима је потребан брз приступ документима најбоље ће се послужити са системима бочних архивирања. Најбоље је да се консултујете са стручњацима за подношење захтева пре него што се обавезате на попуњавање бочних или вертикалних докумената. Велики добављачи канцеларијске опреме имају обучено особље које препоручује најефикаснији тип подношења за одређено пословно предузеће. Они ће понудити планирање и распоред планова као дио процеса продаје.
Опције за разматрање
Консултујте се са неколико фирми за снабдевање канцеларијама када разматрате системе датотека да бисте били сигурни да ћете добити највише за свој новац. Размислите о могућим уштедама куповином рабљених предмета од трговаца или на аукцијама. Ако су финансије уске, погледајте могућност изнајмљивања потребне опреме за архивирање.
