Све компаније које запошљавају и одржавају запослене треба да воде досије запосленика или особља за сваког запосленог кога запосле. Менаџери људских ресурса морају бити опрезни да не укључе осјетљиве информације у генерални досије запосленика, као што су медицинске, финансијске, кривичне или сигурносне евиденције. Ове врсте информација морају се чувати на заштићеној локацији, у складу са државним и савезним законом. Друге врсте неосетљивих информација треба да се чувају у посебном досијеу запослених како би се омогућило да запослени прегледа или да се користи као доказ у судским споровима.
Претходне евиденције о запошљавању
Информације у вези комуникације пре запошљавања, описа позиције, копија иницијалне пријаве за посао, резимеа, белешки за интервјуе, понуде за посао, свих потписаних образаца за верификацију, као што је читање и разумевање приручника за запослене, треба чувати у досијеу запосленог.
Плаће, плате и пореске информације
Ове врсте докумената укључују евиденцију о временском листу, В-4 обрасце које попуњава запосленик, евиденцију похађања, директна овлаштења за депозит, годишње изјаве В-2 и мандати за издржавање дјеце који утичу на плаће запосленика.
Процене учинка, прегледи и инциденти
Ако ваша компанија спроводи периодичне прегледе учинка, копија сваког прегледа у вези са одређеним запосленим треба да се стави у досије особља запосленог. Поред тога, у досијеу треба навести све инциденте који се тичу спорова са другим запосленима или управљањем, проблемима у понашању, обрасцима одсуства, лошим радним учинком и писменим упозорењима.
Траининг анд Едуцатион
Многе позиције захтијевају прелиминарну и континуирану обуку, образовање или цертификацију. Послодавци треба да воде евиденцију о свим програмима обуке које запослени заврши. Ако је запосленом издата потврда о завршеном курсу за одређени курс који се односи на посао, копија се чува у досијеу.
Контакти и погодности за хитне случајеве
Сви послодавци треба да воде списак хитних контаката за сваког запосленог без обзира да ли је радна околина опасна. Поред тога, све користи које се односе на положај запосленог треба да се евидентирају. Накнаде могу бити плаћени одмор, здравствено осигурање, програми накнада за школарину и друга покривеност.
