Управном одбору, као и свакој радној групи, потребно је време и информација да би се прихватила и размотрила нова идеја. Било да сте шеф одељења, волонтер, консултант или члан одбора, неке основне смернице важе за представљање нове идеје. Давање концизне презентације, предвиђање могућих питања, пружање довољно информација како би се омогућило доношење одлука и брзо реаговање на забринутост може направити разлику између прихватања и одбијања вашег приједлога.
Организујте информације на најкраћи могући начин. То значи пружање прегледа или сажетог листа на врху ваших материјала, који омогућава члановима одбора да схвате нову идеју и потисак ваше презентације у једном кратком читању. Оквирни пословни план приказан на Планваре.орг нуди узорке главних заглавља тема који могу сачињавати ваш сажетак (види Ресурси). Прилагодите их како бисте илустровали предложену идеју и план напада. Прилагодите цео нацрт како би одговарао детаљима вашег приступа. Са сажетком на једној страни и нацртом на две странице, члановима одбора сте дали комплетан преглед проблема, истраживања и предложених решења. Материјали који следе могу се проширити на теме у редослиједу вашег сажетка. Ово омогућава читатељима да схвате пуну идеју у кратком читању и такође ће вам помоћи да организујете презентацију како би одговарала времену које је одредио одбор. Ако вам је дато неколико минута, прегледајте сажетак; са дужим временом, прегледајте нацрт. Са много времена спремни сте да се детаљно позабавите специфичним питањима. Ово показује и вашу способност да сарађујете и ваше поштовање према другим пословима које одбор треба да спроведе.
Представите идеје у различитим облицима. Тренер у јавном говору Патрициа Фрипп примјећује да неки људи памте оно што чују, али већина људи памти оно што виде. Ако ваша идеја укључује преусмјеравање ресурса, додатно особље или побољшање тржишног удјела, размислите о презентирању ових информација сажето са графиконима, графиконима и дијаграмима. Софтвер као што је Мицрософт ПоверПоинт или разноврсни графички програми наведени на Пуре-Мац-у вам омогућавају да прикажете графичке информације у углачаној форми (види Ресоурцес). Обезбедите подршку за штампање графике, тако да чланови одбора могу касније да прегледају графиконе и графиконе.
Предвидите и одговорите на логична питања у презентацијским материјалима. Обезбедите процене трошкова, узорке распореда обуке или друге податке како бисте подржали пројектовани успех ваше идеје. У овој области, предвиђање питања је веома различито од одбране ваше идеје од напада. Избегавајте одбрамбене стратегије као што је коментирање да многи људи мисле да идеја неће функционисати или класификовати логичка питања као примедбе.
Одмах одговорите на неочекивана питања. Захваљујући испитивачу на његовом увиду и признању да немате све податке или детаље у тој области може бити попраћено обећањем да ћете добити одговоре у року од једне седмице или другог логичног временског оквира. Пратите и испуните рок. Обавестите све чланове одбора о одговорима, а не само испитивача. Ово показује вашу реакцију на забринутост и вашу жељу да ефикасно комуницирате.
Припремите се на флексибилан одговор на сугестије. Идентификујте области у којима се ваша идеја може лако модификовати и подручја у којима ће то бити тешко.Ово вас ставља корак напријед у одговору на приговоре или забринутости.
Обезбедите довољно пратећих информација које ће омогућити доношење одлука. Посебно са новим идејама, чланови одбора ће желети да преиспитају информације у свом ритму пре него што се обавежу. Овај процес прегледа може довести до додатних питања или недоумица. Материјали морају понудити потпуни израз ваше идеје, а да не буду толико запањујући да ометају процес доношења одлука. На пример, читаоцима су потребне три процене трошкова које сте добили, заједно са именима компанија могућих проводника истраживања; али, у овом тренутку, они нису спремни да газе кроз читав спектар питања која анкете могу да садрже или ваша детаљна кореспонденција са сваким диригентом. Кратак параграф о њиховом успеху и временском оквиру је адекватан; детаљна историја сваке компаније је на путу да донесе основну одлуку о томе да ли да спроведе анкету.
Завршите презентацију захваљујући одбору што сте узели времена да размотрите вашу идеју, без обзира на њен почетни одговор. Са срећом, ви ћете се вратити са више идеја и биће вам драго за срдачну добродошлицу.
