Повремено се дешавају ситуације када је лакше разумети како је могуће да се визуализира како се нешто ради. Дијаграми тока процеса идентификују сваки корак у процесу у писаном облику који је сличан мапи. Блокови тока процеса могу бити посебно корисни када организације желе да поједноставе радни ток. Дијаграм тока омогућава доносиоцима одлука да идентификују сваки корак у процесу и да виде интеракцију корака. Дијаграм тока процеса је нешто што се може постићи у било којој организацији.
Ставке које су вам потребне
-
Простор за састанке
-
Папер
-
Пенцилс
-
Бела табла са маркерима
-
"Пост ит типе" белешке
-
Софтвер за обраду текста
-
Софтвер за дијаграм тока
Окупите чланове тима у мирном простору за састанке. Простор треба да буде довољно велик да се чланови тима крећу, адекватно скривени тако да дискусија не утиче на остатак канцеларије и да има белу таблу за приказивање тока процеса као што је речено. Сваки члан тима такође треба да има папир / оловку и "напиши".
Обавестите тим о процесу који ће бити приказан. Нека тим размотри све кораке у процесу. Напишите кораке на белу таблу. Не брините о томе који кораци су први или задњи - само напишите сваки корак у процесу. Када су наведени сви кораци у процесу, дођите до консензуса са тимом да је сваки корак написан. Сваки корак напишите на појединачној напомени "пост ит типе". Обришите белу таблу.
Одлучите који корак започиње процес. Ставите тај корак на даску на крајњој левој страни. Одлучите који корак завршава процес. Ставите тај корак на десну страну табле. Одредите други корак у процесу и поставите га десно од првог корака. Наставите овај процес са сваким кораком све док сви кораци у процесу не буду постављени у њиховом редоследу од првог корака на левој страни до последњег корака десно. За овај процес ће обично бити потребно да се неки чланови тима ангажују да постигну консензус.
Доделите одговарајуће симболе сваком кораку у процесу. На почетку и на крају процеса користи се овални симбол. На први и последњи корак процеса напишите овалну ознаку "пост-ит типе". Свака наредна акција је идентификована са квадратом. Свака одлука се идентификује са дијамантом. Дођите до консензуса са сваким чланом тима о томе на који се тип симбола односи. Када завршите, нацртајте линије од сваке белешке до следеће белешке у процесу.
Анализирајте дијаграм тока. Већина процеса може бити ефикаснија када се процес може погледати на графикону. Проверите да ли постоје дупли кораци или непотребни застоји у раду као што су одобрења менаџера или непотребна преписивања.
Користите софтвер за обраду текста или софтвер за израду дијаграма тока да направите трајну копију процеса рада. Сачувајте дијаграм тока процеса као полазиште за будућа побољшања тока процеса.
