Познавање публике је кључно за писање писма за представљање ваше компаније или организације. Ваша намера је још једна суштинска чињеница у писању ефикасне пословне комуникације која вашем читаоцу преноси сврху и структуру ваше организације. Сврха уводног писма се креће од најављивања доласка ваше компаније на мапу заједнице до добротворне организације која тражи финансијску и материјалну подршку донатора и волонтера.
Наведите најбољег извршног директора ваше компаније, као и некога упознатог са маркетиншким концептима или чланом особља који је одговоран за маркетинг организације да бисте креирали уводно писмо. Извршни директор или оснивач ваше компаније може дати увид у сврху компаније и зашто је она основана, а ваш маркетиншки гуру може расвијетлити како се свидјети корисничкој бази компаније.
Гласајте о најбољем формату за уводно писмо. Ако ваша организација има јаку мрежу друштвених медија као и базу клијената која преферира традиционалну комуникацију, израдите двије верзије уводног писма. Направите једну поруку која постаје вирална и друга која је прикладнија за копирање на папиру.
Изградите свој први параграф на уму публике. Позив филантропима на отварање: "Сваке године АБЦ Фондација помаже хиљадама расељених жена да реконструишу своје животе." Међутим, будући власници бизниса ће ценити предузетнички нагиб од увода који објашњава скромне почетке организације, као што је, на пример, "КСИЗ корпорација је почела у гаражи Стевеа Вилсона као хоби две деценије пре него што је просечан Американац могао да приушти кућни рачунар." Користите остатак првог одломка да бисте описали поријекло или фондацију ваше организације.
Нацртајте други параграф свог уводног писма како бисте објаснили шта ваша компанија или организација ради - ако тренирате подзапослене или незапослене раднике, опишите врсте обуке на послу коју пружате. Исто тако, ако продајете производе глобалним тржиштима, опишите бројне нације на које ваша компанија утиче кроз дистрибуцију својих производа корисницима широм свијета.
Направите слику структуре ваше организације у трећем параграфу. Избегавајте једноставно позивање на организациону шему - ваше уводно писмо не би требало да садржи прилоге. Опишите тим руководства и како сваки члан тима учествује у развоју стратегије компаније. Реците својим читаоцима о функцијама одељења ваше компаније и како интеракције одељења. Прихватите свој људски капитал; објасните како квалификације и стручност ваших запослених и како они доприносе успјеху организације. "Запослени у компанији КСИЗ Цорпоратион имају 75 година искуства у компјутерским мрежама и развоју софтвера", што је пример признавања професионалне стручности ваших запослених.
Завршите своје писмо у четвртом параграфу наводећи сврху вашег увода. Ако сте нови у пословној заједници, позовите клијенте, па чак и друге компаније да се зауставе у вашој продавници или да посете вашу веб-локацију. За уводно писмо које тражи донацију, поновите сврху ваше организације, њене прошле успјехе и затражите донације. Ангажирајте своје читаоце да сазнају више о вашој компанији и организацији.
Припремите линију потписа за највишег извршног или организационог лидера ваше компаније. Под условом да је изводљиво, припремите копије писма за појединачне и оригиналне потписе - оне додају топлу, особну ноту пословној комуникацији.
