Конференцијски позиви су један од начина окупљања руководилаца и запослених како би разговарали о пословању. Било да су у истом граду или су раштркани по целом свету, конференцијски позиви омогућавају да се сви споје у једну собу, у реалном времену. Постоји неколико корака које можете предузети да бисте осигурали продуктивну и информативну конференцију.
Дневни ред
Када успоставите време и датум конференцијског позива, морате предузети одговарајуће кораке да бисте се припремили за састанак. Ако сте лидер конференције, попуните дневни ред за ваш конференцијски позив и дистрибуирајте га учесницима, много пре предвиђеног датума. Дневни ред састанка треба да садржи датум и време. Добро је укључити временску зону у свој дневни ред за особе које могу бити изван ваше локације. Дневни ред такође треба да укључи време почетка и завршетка састанка и кратак опис сваке теме по редоследу приоритета, заједно са именима појединаца који су одговорни и предложеним временом доделе за сваку тему. Ако конференција захтијева припрему прије састанка, јасно наведите те захтјеве у дневном реду.
Конференција
Тестирајте линије да бисте били сигурни да имате активну и јасну везу. Ако користите бежични телефон, уверите се да је телефон потпуно напуњен пре састанка. Дођите на конференцију најмање пет минута унапред.
Ако сте учесник, добићете број конференције од свог лидера. Позовите конференцијску линију. Од вас ће бити затражено да унесете број конференције. Када унесете број, од вас ће се тражити да изговорите своје име. Јасно наведите своје име и презиме. Можда ћете морати да притиснете тастер (#). Када завршите овај процес, систем ће вам рећи да се придружујете конференцији и савјетовати вас колико је људи тренутно присутно. Ако сте стигли пре вође, бићете смештени у режим задржавања док не стигне вођа.
Интродуцтионс
Слушај пре него што проговориш. Ако је вођа стигао, али још није започео састанак, можете чути суптилни разговор. Угодним гласом, поздравите се и представите се. Поставите телефон на утишавање све док састанак не почне. Ако немате дугме за искључивање звука, користите функције за искључивање звука које нуди линија конференције.
Када састанак почне, ваш вођа ће се јавити на позив. Када лидер назове ваше име, потврдите своје присуство на јасан и професионалан начин, као што је "Да, ја сам овде" или "Здраво. Ово је …". Вођа може затражити да се кратко идентификујете са осталим учесницима. Ако је тако, наведите своје име и дајте преглед вашег посла од 20 до 25 секунди онако како се односи на позив. Останите кратки, јасно говорите и останите професионални.
