Фактура је комуникациони алат који клијентима говори шта сте им дали, колико кошта и како треба да плате. Фактуре могу бити једноставне као рукописни лист са неколико нотација или могу бити софистициране, професионално дизајниране компјутерске документе. Јасни и информативни рачуни дају кредибилитет Вашој компанији вашим клијентима. Они вам такође помажу да будете плаћени раније, а не касније, тако што ћете својим клијентима дати до знања када очекујете да ће се вратити.
Бројеви фактура
Фактуре се пишу у наредном редоследу, а број фактуре вам помаже да лоцирате одређену фактуру или се позовете на њу. Ако ваше фактуре нису компјутеризоване, поднесите их редоследом којим сте их издали како бисте лако могли да пронађете потребну фактуру. Ако купите јастучиће рачуна које попуњавате ручно, они ће доћи са одштампаним бројевима, а фактуре ће бити повезане тако да не морате да радите никакве додатне радове да бисте их задржали у реду. Ако правите компјутеризоване фактуре користећи софтвер као што су КуицкБоокс или Скуаре, програм ће обавити посао за вас и издат ће ваше фактуре по реду.
Када треба да се вратите на фактуру, на пример, ако клијент има питање о плаћању или ако сте примили чек и желите да фактуру означите плаћеном, једноставно је потражите према броју фактуре. Можете започети редослед фактура са било којим бројем који одаберете, чак и ако пишете прву фактуру, можете јој дати већи број да би ваша компанија изгледала више успостављена.
Шта би требало да буде на рачуну?
Поред броја фактуре, фактура треба да садржи све што вам је потребно да пренесете потребне информације вашем клијенту како бисте могли да будете плаћени. Поред тога што је обавештење о обавезној суми, фактура је такође користан референтни алат за клијенте који желе да знају шта су примили иу којој количини. Укључите у фактуру:
- Име ваше фирме, адреса, број телефона и е-маил.
- Датум када је фактура написана или датум када је производ испоручен. Користите један или други систем за забављање, али будите доследни.
- Име клијента и адреса за наплату.
- Адреса за испоруку вашег клијента.
- Количина сваког нарученог артикла, име или инвентарни број сваке наручене јединице, јединична цена сваког нарученог артикла и укупна цена сваке ставке, израчуната множењем количине са јединичном ценом.
- Укупан износ за све ставке на фактури.
- Порез на промет дужан, ако је примјењиво.
- Увјети плаћања, као што је плаћање готовином или нето 15 (15 дана за плаћање).
Коришћење фактура за брзо плаћање
Мало размишљања и брига приликом израде фактура могу вам помоћи да будете плаћени брже и досљедније. Што прије пошаљете вашу фактуру, прије ће ваш клијент знати колико ће платити и када је плаћање доспјело. Иако се услови плаћања као што је временски период између испоруке и плаћања обично договарају унапред, навођење ових услова јасно и видљиво на рачуну може послужити као користан подсетник. Ако ваш клијент касни са плаћањем за претходне фактуре, укључујући и укупан износ који се дугује на тренутној фактури може убрзати плаћање тако што ће клијенту омогућити да пронађе претходне дугове.
