Прије времена компјутеризираних финансијских система, сви рачуноводствени процеси обављани су ручно, користећи папир и оловку. Нека мала предузећа и даље користе ову стару методологију, познату и као систем ручног рачуноводства. Концепти који се налазе у рукама и компјутеризованим системима су исти, само су се механике промениле.
Предности
Ручни метод рачуноводства је много јефтинији од компјутеризованог система. Неким људима није пријатно да раде са компјутерима и да раде боље са системом папира и оловака. Ручни систем ради, чак и ако је струја искључена - за разлику од већине рачунара. Још једна корист од ручног система је да нема корупције или дуплирања података, као што се понекад дешава са рачуноводственим софтвером. Пошто је ручно рачуноводство једноставно и не захтева компјутерске вештине, фирме могу запослити запослене за мање новца, што је велика предност за мала предузећа.
Папер Падс
Пре компјутеризованих табела и софтвера, рачуновође су користили папире штампане са колонама. Прва колона лево је обично уска и користи се за датуме, док се друга колона, најшира на страници, користи за описе. Рачуноводствене плочице представљају четири или више колона - свака колона је одвојена двоструким линијама које пролазе низ страну. Јастучићи се често штампају у светло зеленој или белој боји са простором за сваку цифру, минимизирајући конфузију због рукописа. Линије на плочицама одражавају пословне трансакције, као што су трансакције продаје или инвентара.
Часописи
Часописи се користе за олакшавање ручног рачуноводственог процеса. То су јастучићи за одређени процес. На примјер, можете имати дневник за све ваше трансакције пријема готовине. Када дође до продаје, трансакцију у дневнику уписујете као једну ставку. На крају седмице или мјесеца, збројите трансакције и направите једну књигу дневника у главној књизи - кредит за продају и задужење готовини.
Грешке
Када користите систем ручног рачуноводства, морате имати стратегију за проналажење и исправљање грешака на ефикасан начин. Генерално, грешку можете пронаћи када саставите пробну биланцу, а она не балансира - дуговања не представљају једнаке кредите. У том случају, проверите да ли су биланси на вашим дневницима и уносима дневника тачни. Можете покренути калкулаторску траку и приложити је на сваку страницу дневника и главне књиге, водећи рачуна о томе да су укупни износи точни. Такође треба да прегледате пробну биланс за разумност и упоредите бројеве са последњом пробном билансом, тражећи разлике које могу бити грешке.
