Ручно рачуноводство подразумева употребу папирних књига и дневника за бележење финансијских трансакција. Ови алати су из прошлог доба. Рачуновође - често носећи зелене визуре и црне траке - користили би ручно рачуноводство како би задржали финансијски резултат за своје компаније. Компаније данас могу и даље користити ручно рачуноводство за неке процесе. Недостаци, међутим, могу ослабити ручне рачуноводствене активности.
Дуготрајан
Рачуноводствени процеси који користе папирнате дневнике и књиге или сличне алате захтијевају пуно времена за извршавање задатака. Рачуновође ће морати да пронађу рачуне и часописе у систему пре уноса података. Провера стања на рачунима и преглед информација је такође тешка. Рачуновође ће можда морати да прођу кроз више докумената како би пронашли информације које су тражили руководиоци. Копирање ових информација такође може бити тешко.
Подложно грешкама
Грешке могу бити веома честе у ручним рачуноводственим процесима. Уобичајене грешке су унос података у погрешне рачуне, преношење цифара или записивање информација уназад. Иако су ове грешке у модерним рачуноводственим системима, ручни системи немају интерне провјере и равнотеже. Рачуновође који истражују грешке често ће потрошити неколико сати на проналажење и исправљање уноса. Вишеструки рачуновође који раде у неколико мануелних рачуноводствених књига могу погоршати ове проблеме.
Недостатак сигурности
Недостатак сигурности је још један заједнички недостатак ручног рачуноводства. Компаније можда неће бити у стању да спрече запослене да прегледају осетљиве податке у књигама и дневницима. Датотеке копиране и похрањене на рачуналу могу бити мање сигурне. Ово може омогућити запосленима да злоупотребљавају финансијске информације путем преваре или проневере. Незадовољни радници такође могу непоправљиво оштетити информације и уништити важне финансијске податке.
Доступно је неколико копија
Велике организације често сматрају да је ручно рачуноводство тешко због недостатка више књига и дневника. Већина бизниса ће имати један дневник за рачуне, потраживања, платни списак, основна средства и тако даље. То значи да само један рачуновођа може радити у часопису у било ком тренутку. Раздвајање ових књига у подскупнике може довести до мање сигурности и потенцијала за дуплицирање информација у рачуноводственом систему.
