Четири комуникацијске компоненте су кодирање, декодирање, пријеносни медиј и повратне информације. Пошиљалац личне или пословне комуникационе поруке кодира и преноси га преко једног или више медија до пријемника, који га декодира и одговара пружањем повратних информација. У пословању, ефикасне комуникације постижу договоре, омогућава менаџерима да мотивишу своје запослене и помаже компанијама да комуницирају са својим заинтересованим странама. Лоше комуникације могу резултирати ниским моралом, изгубљеном продуктивношћу и недостатком повјерења.
Кодирање
Прва компонента комуникације је кодирање, које представља превођење идеја и концепата у симболе и гесте. Пошиљалац почиње тако што одлучује да се порука шаље. Добре идеје се често губе ако је процес кодирања неадекватан. На пример, разговори који су замућени неважним чињеницама и замршеном логиком могу онемогућити јасан и продуктиван дијалог о чињеницама, каже професор Харвардске пословне школе Џон П. Коттер и професор Универзитета Британске Колумбије, Лорне А. Обмањујуће комуникационе стратегије, као што је узнемиравање страха, могу створити забринутост због имагинарних ризика који могу претворити људе у добру идеју. Пословни аутор Тхеодоре Кинни написао је у Харвард Бусинесс Сцхоол радном знању да се моћ комуникација може максимизирати тумачењем чињеница, а не само рецитирањем, те кориштењем емоција и симбола за ширење порука и тренутно повезивање са запосленицима.
Средње
Кодирана порука се преноси преко медија или канала. Двије основне категорије пословних канала су усмене и писане. Усмена комуникација може се обавити преко телефона или путем интернетских технологија као што су виртуалне телеконференције и веб-емитовања. Писана комуникација укључује извјештаје и дописе о традиционалним папирним медијима или електронским медијима. Усмени канали су бржи јер пошиљалац и прималац могу да користе вербалне и невербалне знакове за пренос порука и пружање одговора скоро тренутно. Због тога руководиоци путују широм света да би закључили пословне послове, јер успостављање личног додира и поверења може бити тешко коришћењем е-поште и виртуелних састанака.
Декодирање
Декодирање је посао примаоца поруке. То укључује тумачење вербалних и невербалних порука које шаље пошиљалац. За успешну пословну комуникацију, процеси кодирања и декодирања морају бити синхронизовани. Ово захтева поверење између примаоца и пошиљаоца. Културне разлике често играју улогу у изградњи тог повјерења, посебно у тумачењу невербалних комуникација. На пример, показивање прстом је прихватљиво у Северној Америци, али се сматра непристојним у многим деловима Азије.
Повратна информација
Повратна информација је посљедњи корак у комуникацијском процесу у којем приматељ одговара на поруку пошиљатеља. Овај сигнал може бити вербалан - на пример, "Да, мислим да је то одлична идеја" - или невербални, као што је уздах или дуга пауза да би се указало на неслагање. Повратна информација омогућава пошиљаоцу да предузме корективне радње тако што ће поново послати или преформулисати погрешно схваћену поруку. Међутим, повратне информације треба брзо пружити јер кашњења могу убити пословне идеје и довести до изгубљених пословних прилика.
