Пословно писмо поставља тон за будуће интеракције. Када потенцијални клијент добије пословно писмо, одмах ствара утисак писца и његове организације. Ако је писмо сувише лежерно, писац може изгледати неискрено или непрофесионално. Писање које је превише формално може застрашити или отуђити читаоца. Добро организовано и добро написано писмо ће створити позитиван први утисак.
Велл Организед
Свако пословно писмо се односи на одређену сврху или задатак. То може бити захтјев за информацијама, одговор на упит или подношење приједлога. Први параграф наводи сврху писма. Она одговара на питања новинара: ко, шта, када, где и зашто. Преостали параграфи подржавају ову сврху са различитим тачкама - квалификацијама, атрибутима, карактеристикама. У последњем параграфу се поново наводи ова сврха и јасно се наводе очекивања писца. Писац користи одговарајуће прелазне фразе како би осигурао да сви дијелови слова тече глатко заједно.
Јасан и концизан
Добро пословно писмо пружа све релевантне информације на јасан и концизан начин. Писац користи одговарајући тон и језик. Он одржава речник једноставним и избегава коришћење техничког или апстрактног језика да би импресионирао читатеља. Он мења дужину казне, удаљавајући се од дугих, лутајућих реченица са претераним детаљима. Међутим, он се не ограничава на кратке, узбуркане реченице. Кад год је могуће, он користи активни глас уместо пасивног гласа.
Добро структурирани
Свако пословно писмо прати формат компаније и захтјеве за фонтом.У блоковском формату, читаво слово је лијево поравнато и једноредни, осим двоструког размака између параграфа. Измењени формат блока прати стил блока, али поставља датум и затвара у центру. Већина пословних писама укључује датум, унутарњу адресу, поздрав, редак предмета, бесплатан закључак, потпис и прилоге. Ако је слово краће или дуже од просека, писац врши неопходна подешавања вертикалног размака.
Еррор Фрее
Прије слања писма, писац гласно чита први нацрт. Ово је одличан начин да провјерите језик који звучи незгодно или неприродно. Он користи речник и пише стилове књига како би проверио правопис, граматику и интерпункцију. Алтернативно, он може да користи провјеру правописа и граматике у свом програму за обраду текста. Двоструко проверава име, назив и адресу примаоца.
