Вебстеров речник дефинише писмо као писану или штампану поруку појединцу или групи, који се обично шаље поштом. Наравно, у нашем електронском добу, многа писма се преносе путем е-маила, било унутар тијела е-поште или као прилог. Без обзира на овај тренд, пословна писма и даље имају традиционалне функције. Стога је кључно да они у пословном свијету знају ове функције како би остварили исправан дојам код пословних сарадника.
Продаја
Упркос тренду електронског пословања, "традиционална продајна писма остају важно средство модерног пословања", каже Кеннетх Зиммер, професор емеритус на Школи за бизнис и економију Калифорнијског државног универзитета и Суе Ц. Цамп, ванредни професор на Гарднер-Вебб Цоллеге-у Броихилл Сцхоол оф Манагемент. Штавише, Зиммер и Цамп тврде да је већина пословних писама заправо продајна писма јер је њихова намјена промовирати продају робе или услуга приматељима. Постоји пет главних циљева продајних писама:
- Да привуче пажњу примаоца.
- Успоставити пријатељски однос са примаоцем.
- Да се позовете на мотиве купаца који су купци.
- Убедити примаоца да предузме акцију.
- Да пружи примаоцу могућност да предузме акцију.
Односи са јавношћу
Циљ сваког настојања за односе с јавношћу је да утиче на вјеровања, ставове или акције циљане публике. Такав је случај са писмом о односима с јавношћу, објашњавају Мелвин Л. ДеФлеур и Еверетте Е. Деннис, коаутори „Разумијевање масовне комуникације: перспектива либералних умјетности“. Главни циљ писма ПР је да позитивно утиче на утисак публике о компанији или организације.
Неки примери писама о односима са јавношћу су они који теже да остваре следеће циљеве:
- Промовисати нови посао.
- Позовите клијенте да отворе отворене рачуне.
- Захвалите клијентима на њиховом пословању.
- Позивамо потенцијалне клијенте у заједницу.
- Објавите посебну продају или услугу.
- Понудите подстицаје за коришћење услуга компаније.
Захтеви и одговори
У већини рутинских пословних писама или се поставља захтјев или се одговара на једно, Зиммер и Цамп стање. Примери писама захтева укључују резервисање сале за састанке, захтевање цена, тражење изјава о наплати и постављање састанака. Ипак, Зиммер и Цамп саветују да се ова рутинска писма „не треба рутински третирати“. Стога, треба да се придржавате одређених смерница када подносите захтев или одговарате на један:
- Наведите потпуне информације.
- Никада немојте правити неразумне захтеве.
- Будите тачни и прецизни.
- Никада немој бити непристојан.
Потраживања и прилагођавања
Купци се понекад жале на неисправну услугу или производе. Када дође до таквих прилика, предузећа морају одговорити преговорима са клијентима како би извршили прилагођавање. Поред тога, предузећа такође пишу писма о захтевима, као када добављач не пошаље прави производ или га уопште не пошаље. Међутим, Зиммер и Цамп кажу да, без обзира да ли реагујете на или поднесете тужбу или прилагођавање, треба да имате на уму следећа правила:
- Побрините се да имате све чињенице.
- Бити точни и потпуни када описујете захтјев.
- Избегавајте да будете оптужени, претећи или захтевни..
- Буди уљудан.
- Предложите разумно рјешење које ће бити прихватљиво за све заинтересиране стране.
Социал Цоммуницатионс
Честитање пословним радницима у посебним приликама је “уобичајена љубазност и традиција”, пишу Зиммер и Цамп. Послодавци такође треба да пошаљу писма саучешћа када сарадник претрпи губитак или трагедију, да одмах одговори на формалне позиве, призна пензије и изрази захвалност за поклоне, гостопримство или посебан третман. Непризнавање таквих околности приказује компанију у лошем свјетлу.
Обавезно исправно форматирајте слова:
- Користите меморандум компаније.
- Поравнајте датум кореспонденције са десне стране странице.
- Поставите име примаоца, службени назив и адресу на дну странице, поравнате улево.
- Пратите поздрав са зарезом, а не двоточком, на пример: Драги господине Јонес,
- Дупли размак између позива и првог параграфа слова и између сваког од параграфа. Међутим, један простор је тело сваког параграфа.
- Не укључите референтне иницијале, нотације копирања итд.
