Ако купујете робу или услуге од продавца, вероватно сте заинтересовани за месечне трансакције са тим предузећима. Исто важи и за све купце који купују робу или услуге од вас као власника бизниса. Да би пружили детаљно рачуноводство о месечним активностима клијента или клијента, многе компаније нуде изјаву о рачуну. Иако неке компаније и даље шаљу поштом, могу се доставити и путем е-маила или веб портала. Документ служи као љубазност, помажући вашим клијентима да балансирају своје књиге.
Савети
-
Изјава о рачуну је документ који клијенту приказује рачуноводство сваке трансакције унутар одређеног циклуса наплате.
Шта је Изјава о рачуну?
Изјава о рачуну садржи листу трансакција клијента за одређени временски оквир. Слично банковном изводу који сте примили за сопствене финансијске трансакције, пословни извештај о рачуну детаљно приказује почетни и завршни датум, почетни биланс, завршни салдо и све дугове и кредите који су се десили између та два датума.
Опћенито, твртке шаљу изјаву о рачуну само клијентима који имају рачун и који су потписали одговарајуће уговоре. У зависности од ваших личних преференција, можете одлучити да само шаљете изјаве о рачуну онима који су имали активности у одређеном месецу. Ово је посебно корисно ако имате неке клијенте који не купују од вас сваког месеца. То ће вам уштедити додатни трошак слања извода са нултим балансима.
Форматирање извода рачуна
Ако никада нисте саставили изјаву о рачуну, можда не знате како да је форматирате. Добра вијест је да постоји много шаблона који вам могу помоћи, укључујући и неке у програму Мицрософт Ворд. Једноставно, на врху треба имати речи "Изјава о рачуну" и навести име и адресу клијента под "до" и ваше име и адресу под "од". Потом ћете детаљно описати сваку трансакцију која се одиграла током месеца, укључујући све куповине и кредите и одржавање текућег биланса у крајњој десној колони док идете. На дну, требало би да постоји укупан износ који је потребно навести, као и упутства о томе како платити.
Ако се ваш клијент аутоматски наплаћује, обавезно ово јасно наведите у изјави. Ово је изјава само за информације. Ваши клијенти можда имају посла са хрпом фактура и изјава и немају времена да сортирају своје записе да би утврдили да ли су платили или нису. Ако морате приложити рачун на дно да бисте избегли штампање појединачних изјава за оне који се аутоматски врате, будите сигурни да сте приметили на рачуну да ће плаћање бити задужено како би се избегло дуплирање плаћања.
Шта је банковни извод и његова сврха?
Када компаније издају изјаве о рачуну, оне то често чине као погодност клијентима иако то додатно кошта, посебно ако их шаљете поштом. Трошковна ефикасност ове врсте љубазности може бити упитна уколико се не повеже директно са повећањем броја ваших клијената који плаћају своје рачуне на вријеме. Ако стално примају обавештења о својим трансакцијама заједно са рачуном који олакшава плаћање, они заправо могу да изврше уплату уместо да је стављају на страну док не провере шта су купили у претходном месецу.
На крају купца, сврха извода рачуна је олакшавање књиговодства. Ваши клијенти вероватно имају низ фактура које долазе сваког месеца, што значи да је ваша једна од многих. Информације које дате могу се лако упоредити са њиховим књигама. Како година напредује, они могу погледати повијесне податке који се односе на посао који раде са вама и користити те информације како би одредили будућа предвиђања буџета.
Примери рачуна
Најбољи примјер изјаве о рачуну је банковни извод који добијате сваког мјесеца. Добит ћете ово за све ваше рачуне, укључујући ваше особне банковне рачуне, све инвестицијске рачуне које посједујете, ваше кредитне картице и властите пословне финансијске рачуне. Обично има датум почетка до краја, почетни биланс, завршни биланс и дневник свих трансакција које су се догодиле током тог временског оквира.
Као и код извода рачуна вашег предузећа, банковни извадак се може послати поштом на папиру или се може погледати на мрежи. Ако је то повезано са вашом кредитном картицом, највероватније ћете видјети фактуру на дну извода рачуна који укључује износ који требате платити и датум доспијећа. За разлику од извода рачуна, ваш банковни извод може доћи чак и ако нисте имали трансакције за тај мјесец.
Циљеви извода банке
Циљ банкарског исказа је транспарентност. Клијенти желе да виде све трансакције пријављене на својим рачунима током године. Пре онлине банкарства, клијенти су пратили своје трансакције у регистру чекова и помирили износ када је тај мјесечни извјештај стигао поштом. Ако су заборавили да забележе трансакцију, видеће је у изјави и моћи ће брзо да реше грешку. Слично томе, предузећа су такође пратила своје финансијске трансакције у књигама на папиру и двоструко проверавала износе са месечном изјавом.
Технологија је све то промијенила. Сада се компаније и појединци могу пријавити око сата и видјети најновије информације о трансакцијама. Нема потребе да се води евиденција о раду, али ако заиста желе да остану у току, могу да подесе своје налоге да би их упозорили сваки пут када дође до нове трансакције. За предузећа, рачуноводство и књиговодствени софтвер олакшава одржавање сталног прегледа свих трошкова пословања.
Која је разлика између фактурисања и фактурисања?
Пошто изјаве на рачуну могу садржати рачун на дну, лако се може замијенити рачуном или рачуном. Можда ћете приметити да ваш месечни рачун за кабловску телевизију, на пример, има информације о разним оптужбама, укључујући и одсецање на дну да бисте могли да извршите уплату ако не плаћате електронски. Ово је рачун, а не изјава о рачуну јер не детаљно описује сваку трансакцију која се појавила на рачуну током периода извештаја.
Међутим, разлика између фактура и рачуна може бити још суптилнија. Термини се често користе наизменично, али разлика је у начину на који се прималац односи на њих.Компанија често тражи фактуру, што је документ који доказује задуженост једне особе другој. Ретко је да ћете особу назвати рачун за каблове као фактуру, а када стигне поштом, обично се означава као рачун, док фактура обично долази са заглављем које гласи "фактура".
Друга разлика између њих је да се рачун може сматрати обликом кредита. Клијент има одређени временски период за плаћање након испуњења захтјева за производом или услугом. Рачун, с друге стране, треба да буде у веома строгом року. Ако добијете рачун након вечере у ресторану, тај рок је одмах. Међутим, ваш рачун за воду би технички могао да се назове фактуром, јер можете да имате до неколико недеља да је платите, што значи да вам комунално предузеће даје кредит као понављајући клијент. Овде разлика између ова два може бити мутна.
Колико дуго је циклус месечне изјаве?
Изводи рачуна прате циклус наплате, који зависи од преференција предузећа које их издаје. Циклус наплате је дефинисан као временски период између једне изјаве до сљедећег. Постоји јасан почетак и крај сваког циклуса наплате, с тим што се нови циклус појављује чим се заврши претходни циклус. Ако се изјаве шаљу клијентима, оне обично неће бити у њиховим рукама на дан завршетка циклуса, али датум почетка и завршетка циклуса се обично штампају на њему.
Рачуноводствени циклуси имају тенденцију да прате индустријске стандарде, тако да може помоћи да се претражују около. Ваши циклуси наплате могу бити у распону од 20 до 45 дана, али можда је лакше поставити циклус извода рачуна у распону од 30 дана. Можете такође да изаберете да пратите месечни циклус наплате у слању изјаве о рачуну, што значи да ће почети првог дана у месецу или последњег дана у месецу.
Хандлинг Лате Паиментс
Нажалост, повремено ће постојати барем један клијент који касни са плаћањем. Можете послати касно обавештења или чак покупити телефон и позвати, али често у том случају може доћи до исказа рачуна. Ваш клијент можда жели да види тачно шта се наплаћује. Такође можете да приметите да сте прослеђени другом одељењу, где ти професионалци желе сажетак ставки које још нису плаћене.
Ако рачун још увек није плаћен током дужег временског периода, биће потребно да се рачун пребаци на збирке. Изјава о рачуну се може користити за прецизирање тачно онога што се дугује пошто се предаје сервису треће стране који ће покушати да прикупи. Такође ћете морати да се позабавите интересима за неплаћене уплате, као што је наведено у вашој фактури или почетном уговору који сте потписали са клијентом. Ако икада будете морали да одведете некога на суд, битна је детаљна изјава о свим трансакцијама.
Електронски извештаји о рачуну
Купци се све више ослањају на електронске комуникације за све, укључујући рачуне и банковне изјаве. Своју изјаву о рачуну можете послати сваком клијенту на одређени датум, а шансе су да ће бити задовољне тиме. Међутим, неке компаније су сматрале да је ефикасније успоставити онлине портал. Свим редовним корисницима ће бити омогућено да подесе корисничко име и лозинку. Они се могу пријављивати онолико често колико желе да приступе ажурираним информацијама о налогу, затраже производе или услуге, добију помоћ за проблем и још много тога.
Највећи негативан аспект приступа порталу је да захтева додатни напор на крају клијента да постави профил и запамтите да се пријавите. Ако ствари уредите на овај начин, то може помоћи да клијенти буду обавештени о свакој новој ставци је постављено. Ако то није могуће, електронски приступ заснован на е-пошти на изјавама о рачуну може боље функционисати.
Изјаве о безбедности налога
Банке схватају да је крађа идентитета стварна брига за њихове чланове и да предузимају мјере како би информације биле што сигурније. За предузећа, ова иста љубазност треба да се примени на било које изјаве о рачуну које шаљете својим клијентима. Размислите о уму криминалца и побрините се да, ако рачун заврши у погрешним рукама, укључена информација није довољна да се направи крађа идентитета.
Ово се такође односи на све електронске изјаве које издате. Ако шаљете е-пошту клијентима да бисте им рекли да су њихове изјаве сада доступне, замислите да трећа страна добије приступ тој е-пошти. Да ли постоји довољно информација за случај преваре идентитета? Ако морате поново послати лозинку корисника, не шаљите лозинку у облику е-поште. Уместо тога, пошаљите им везу коју могу да користе за постављање нове лозинке и размотрите захтев за идентификовање информација за свакога коме је потребно ресетовање. Можете тражити да знају име власника рачуна, улицу, мајчино дјевојачко презиме или неку другу врсту верификатора.
