Многи пакети за штампу завршавају право у канту за рециклажу. Неки од тих пакета једноставно не би занимали читаоце, али други су били слабо повезани. Исправно форматирање новинског пакета повећава шансе да се информације објаве. Слање пакета такође повећава могућност штампања информација - не само да се информације брзо добијају, већ и да се материјал лако репродукује.
Идентификујте своје циљеве за слање комплета за штампу и затим истражите новинске организације које би могле помоћи у испуњавању тих циљева. Уредници имају врло мало додатног времена, стога не губите време. Мали папир у Охају, који објављује само локалне вијести, није заинтересиран за пресс кит са догађаја у Калифорнији. Новинска станица која се фокусира на финансије није заинтересована за комплет за штампу о роцк концерту. Када сте идентификовали одговарајуће медијске куће, пронађите адресу е-поште и име уредника, ако је могуће, кроз претраживање Интернета или позивање организације. Општи е-маил компаније може се користити ако е-пошта уредника није доступна. Упознајте се не само са медијима, већ и са стилом медија. Што је комплет за штампу ближи стилу медијске организације, то боље.
Напишите кратку изјаву (3 до 10 речи) о томе шта шаљете у линију поруке. Ако је могуће, покушајте да покажете зашто би тај медиј био заинтересован за информације. На пример, ако се комплет шаље на локално фокусирани папир, укључите локацију догађаја или посла у линији предмета.
Одмах наведите тачку у телу е-поште, и ако је могуће, повежите ту главну тачку са стилом и интересима медија. Оно што укључите у тело е-поште варираће у зависности од тога шта је укључено у комплет за штампу. Ако је комплет медија само саопштење за штампу, укључите текст издања у тело е-поште и приложите издање ради лакшег сналажења. Ако је комплет за штампу пакет о неком догађају, напишите кратку изјаву у којој се каже шта је догађај, када је и шта сте приложили. Ако је комплет за штампу о локалном бизнису, напишите кратку изјаву о томе зашто шаљете комплет.
Прикачите датотеку кит-а за штампу на е-пошту. Међутим, будите пажљиви на формат датотеке који шаљете, јер сваки медиј неће моћи да отвори сваки тип датотеке. Генерално, ПДФ-ове (Портабле Доцумент Форматс) могу отворити скоро сви, а софтвер за гледање је бесплатан за преузимање. ПДФ-ови ће такође осигурати да оно што видите на екрану вашег рачунара буде оно што прималац види, без промена форматирања са различитих рачунара. РТФ-ови (Рицх Тект Формат) такође се лако отварају; међутим, формат није сачуван у РТФ датотеци и није најбољи за документе са графиком.
Побрините се да све фотографије намијењене репродукцији буду довољно велике да буду прештампане уз висок квалитет; не компресујте слику да би е-пошта послала брже. Текстуални документи се могу комбиновати у једну датотеку, али фотографије које треба размотрити за објављивање морају бити приложене као одвојене датотеке, јер се слике не могу лако одвојити од документа. ЈПГ формат датотеке је често најбољи за слике.
Вратите се на тело е-поште. У закључку наведите које сте документе приложили и зашто; такође наведите да ли су датотеке доступне у другом формату. На самом крају е-поште наведите ваше потпуне податке за контакт.
Проверите све аспекте пре него што пошаљете е-поруку. Проверите да ли је адреса е-поште тачна, тело е-поште нема грешака и да су приложене исправне датотеке.
