Пословна писма су важан облик комуникације без обзира у којој земљи радите, али Јапан је претворио праксу писања пословног писма у облик умјетности. Писање писма у јапанском пословном свијету без јасног разумијевања културног протокола може ненамјерно комплицирати ваш однос са компанијом о којој је ријеч. Јасно написано писмо које показује осјетљивост према другим културама високо ће говорити о вашим напорима и вашој компанији.
Опенинг Цомментс
Отварање коментара је веома важно, и иде даље од отварања „Драги Господине!“ Које користимо у Америци. Уопштено говорећи, најполитичнији облик поздрава је “Хаикеи”, еквивалентан “Драги”, али у много формалнијем окружењу. У зависности од статуса особе на коју пишете, прикладно је користити или -сан или -сама суфикс, иако ће се последњи користити само ако сте веома послушни према примаоцу. Нешто мање формални поздрав је “Зенриаку” (преведен “без уводног коментара”), али ово се користи само када ће писмо бити веома кратко и третирано као извињење за краткоћу.
Цлосинг Цомментс
Завршни коментари су, наравно, једнако важни као и уводни коментар. Најчешће упарена реч са „Хаикеи“ је „Кеигу“, која се грубо преводи на енглески „С поштовањем“. Умјесто тога, жене ће понекад користити „Касхико“, јер је формалније. Ријеч упарена са "Зенриаку" је "Соусоу".
Кеиго Спеецх
Јапански језик има различите завршетке за коријенске речи, од којих сваки зависи од ситуације и коме говорите. Азијски језици су јединствени од својих западних колега у употреби кеиго-а, или почасног говора, да би изразили поштовање према другој страни. У овим случајевима, завршетак речи ће се разликовати, као што је употреба -десу завршетак уместо више цасуал -да. Етикета пословног писма налаже да покушате да користите највиши, најполитичнији могући облик у датој ситуацији из поштовања према примаоцу.
Стоцк Пхрасес
У Америци се генерално избјегавају фразе залиха, али у Јапану се заправо очекује. Рећи нешто попут "Како си?" Може звучати као лоша идеја на пословном писму, али чак и ако пишете потпредсједнику маркетинга у великој компанији, питати се о здравственом стању или обитељи приматеља сматра се пристојним и промишљеним гест. Само запамтите да користите пристојан језик у сваком тренутку, чак и када говорите о времену.
Месхи
Меси је јапанска визитка, и нешто слично почасном значку у свету јапанског платитеља. Читав ритуал прати то што укључује примање картице са обе руке, а од примаоца се очекује да задржи картицу на столу у сваком тренутку током састанка. У пословном писму, ако никада раније нисте срели примаоца, љубазно је укључити месхи са писмом. Ово није неопходно ако сте претходно примили примаоца писма.
