Организације користе извјештаје о затеченом стању како би објаснили напредак на одређеним пројектима или пословима након што је активност почела. Компоненте у извештају о почетној ситуацији варирају у зависности од типа пројекта или посла који се процењује. Аутори извештаја о почетној ситуацији бирају опште основне елементе који су релевантни за укључивање у документ. То може укључивати увод, одјељак који ажурира напредак, објашњење методологије евалуације, одјељке о усклађености, финанцијске детаље и даљње потребе. Извјештај може завршити са сажетом процјеном и релевантним прилозима.
Представљање пројекта
Као што име имплицира, у извјештају "инцептион" описан је напредак постигнут током покретања пројекта. У уводу је дат опис пројекта и његова сврха, а може садржати и сврху евалуације на почетку и копију постављених питања.
Методологија
Извештај треба да објасни методологију коју је користио. Требало би да пружи детаље о индикаторима који се користе за мерење успеха и како ће се користити подаци прикупљени током евалуације. Ако се у евалуацији постављају питања, укључите изворе података, као што су пројектни радници, посебни документи и записи.
Ажурирање напретка
Секција за ажурирање напретка може пратити објашњење методологије. Циљеви и активности који се придржавају распореда и они који су завршени до датума извјештаја укључени су у овај одјељак. Свако одступање или модификације из пројектног распореда такође се обрачунавају у одељку за ажурирање напретка.
Детаљи усаглашености
Ако пројектне активности морају бити у складу са прописима или организационим смјерницама, наведите детаље о усклађености у посебном одјељку. То укључује све примјењиве федералне, државне или локалне захтјеве које пројект мора испунити.
Финансијски детаљи и додатне потребе
Наведите детаље о финансијском управљању пројектом, укључујући и процену да ли пројекат остаје у оквиру буџета. Следећи одељак треба да прикаже шта менаџери пројеката треба да наставе и заврше пројекат, као што су материјали, опрема, залихе, радна снага и додатна средства. Објасните како те потребе утичу на будући рад на пројекту.
Сажетак
Сажета процена пројекта до сада може послужити као резиме у почетном извјештају. Сумирање може укључивати препоруке за наставак напретка.
Аннекес
Услови коришћења који се користе у извештају, који се генерално помињу у тексту извештаја као пројектни задатак, детаљно су дефинисани у анексу. Сви релевантни документи који се односе на пројекат укључени су као анекси у почетни извјештај.
