Агенде су попут високо октанског горива за састанке - оне могу увелико побољшати ефикасност и продуктивност сваког процеса одлучивања. Један добар план може смањити број састанака потребних за довршење пројекта на пола и увелико смањити тенденцију да се састанци одвоје у дискусије које нису корисне за постизање циљева.
Улога дневног реда
Циљ дневног реда је да олакша процес доношења одлука међу члановима групе. Ово може бити за надоградњу технологије или расправу о буџету. Дневни ред помаже да се учесници састанка фокусирају на коначну одлуку. Агенде такође олакшавају процену успеха састанка тако што ће обезбедити контролну листу за праћење и одговорност.
Форматс
У првом реду дневног реда треба навести циљ и сврху састанка. Неки формати дневног реда радије наводе циљ заједно са под-циљевима након сваке тачке дневног реда. Оба формата успостављају оквир за дискусију. Дневни ред може варирати од једноставних до сложених. Они могу да укључе прилоге и материјал за читање или дневни ред са претходног састанка. Тип формата који се користи обично се утврђује формалношћу и дужином састанка. Добро правило је да формат треба да се подудара са хаљином учесника састанка; то јест, састанак пун сандала и кратких хлачица може проћи са неформалним дневним редом, док соба пуна одела може захтијевати формални дневни ред.
Неформално против формалног
Кратак или неформални састанак се може подвести у е-маил или подсјетник на састанак. Може садржати једну линију за циљ састанка, а затим три до пет кратких дискусија. Дуги дневни ред је обично пуна страница, која укључује наслов, мјесто састанка, датум и вријеме, циљеве и теме или точке разговора. Дуги састанци треба да садрже и времена за сваку тему за дискусију и име излагача. Оба формата дневног реда треба да завршавају одељком за "Следећи кораци" за праћење. Ови "Сљедећи кораци" ће постати основа за теме дневног реда на наредном састанку.
