Приликом покретања нове организације, изградње тима или дефинисања пројекта, важно је знати која је сврха и опсег. Документ који се користи за појашњење овог питања назива се документ о чартеру.
Шта је документ Повеље?
Повеља је формални документ који је као мапа пута за оно што је намијењено организацији, тиму или пројекту. Укључује ко је укључен, који су циљеви, ко има ауторитет и шта и коме и ако постоји животни циклус за групу или пројекат када је завршен.
Историјска вежба
Повеља постоји још од средњег века. Магна Царта, која датира из 1215. године, разјаснила је улогу енглеског краља, док је утврђивала права за баруне, друге власнике имовине и Цркву.
Током историје, повеља је вреднована документима који описују организациона и пројектна права, као и оно што је потребно да се оствари. Од овлашћених компанија које су добиле краљевске моћи како би откриле нови свијет до докумената који диктирају колонијална права, јучерашње повеље сличне су у оквиру данашњих организационих докумената.
Шта је Повеља пројекта?
Повеља пројекта не дефинише само амбиције и играче у пројекту; она штити тим од застрашујућег „пузања по опсегу“ који види многе пројекте који постају непослушни.
Повеља се саставља пре плана пројекта; детаљно описују циљеве и циљеве пројекта. Он такође укључује позадину пројекта, објашњавајући његову сврху и оно што треба да постигне. Повеља описује обим пројекта и наводи који су резултати, задаци за које је тим одговоран и послове за које се не очекује да ће тим радити. Ово друго је кључно у спрјечавању “пузања по опсегу” које може довести до све већих одговорности, што у коначници може угрозити рокове.
Повеља треба да диктира руководство, актере и чланове тима. Он ће одредити критичне датуме у пројекту и буџету, заједно са ризицима и претпоставкама, као и зависности и ограничења. Она мора да разјасни ниво власти руководиоца пројекта, укључујући и то да ли су у могућности да запосле или отпусте особље. Коначно, требало би да успостави план комуникационе игре, укључујући параметре о томе како се брзо очекују одговори на упите.
Намјера је да пројектна повеља буде потписана од стране главних актера и руководства. То би требало да смањи погрешну комуникацију и пружи снажно вођство у животу пројекта. Сматра се и начином да се "прода" пројект менаџменту на одобрење.
Писање добре повеље тима
Слично као и пројектна повеља, тимска повеља треба да постигне исте ствари за сваки тим. Његове компоненте су сличне, али се примењују на тим, а не на пројекат.
У њему ће бити објашњено зашто се тим ствара и који пројекти ће предводити, али ће представити циљеве за будућност тима и разјаснити параметре за мјерење успјеха тима.
Повеља ће јасно назначити улоге - ко је задужен, шта подразумијева њихов ауторитет, ко су чланови тима, које вјештине сви доносе на стол и како ће се те вјештине најбоље искористити. Документом ће се истражити буџет додијељен тиму, као и ресурси који су им на располагању. Такође, утврђује како ће се спроводити интерне ревизије и прегледи како би се постигао напредак у тимским пројектима, заједно са извршавањем тимских евалуација и њиховом учесталошћу. Методе комуникације и очекивања такође треба да буду назначени.
Добра повеља тима треба да помогне да се неспоразум одржи на минимуму и да се тим усредсреди на своје циљеве.
Повеље као водеће снаге
Документ о повељи појашњава структуре власти, успоставља комуникацијске планове и служи као груби водич за буџете и алокације. Све то се може сматрати препрекама прије него што почну. Међутим, повеља помаже у заштити пројеката и тимова, постављајући смјернице и јасне аспирације, као и ограничења у погледу очекивања и улога. Добро написан документ о повељи ће обезбиједити и заштитити опсег за тимове, пројекте и организације.
