Ревизија је формална процедура коју службеник за ревизију проводи како би видио како функционира компанија и како се она може побољшати. Постоје различите врсте ревизија, као што су перформансе и финансије, али све оне прате исту основну процедуру. Поступак се обично дијели на четири главна дијела, укључујући почетно планирање, теренски рад, извјештавање и праћење након затварања.
Саставите и пошаљите прелиминарно обавјештење клијенту или одјелу који је предмет ревизије. Појединости о томе када ће се обавити ревизија, колико дуго очекујете да ће то урадити, задатак службеника за ревизију ако службеник није ви и контролни списак врста података које ћете тражити и који су вам потребни током ревизије.
Закажите састанак са руководиоцима компаније или одељења. Дефинисати циљеве и обим ревизије са менаџерима и сазнати који су ресурси доступни. Такође можете добити детаљне информације о компанијама или одељењима. Дозволите менаџерима да изразе било какве недоумице које имају о ревизији или постављају питања.
Проведите основни преглед компаније или одјела. Сврха анкете је да допуни оно што сте научили на састанку менаџера и помогне вам да боље разумете циљеве компаније, операције и тренутне механизме контроле, као што су процедуре одобравања.Разноврсни подаци, као што су приручник компаније и изјаве радника, могу бити корисни у овој фази.
Формулишите основни план рада на терену на основу информација добијених током састанка и анкете. План рада на терену описује како ћете добити остатак података које ћете користити. Може се разликовати на основу ставки као што су снага контроле компаније.
Разговарајте са члановима особља о прикупљању докумената - они се разликују у зависности од врсте ревизије коју спроводите - и добијате њихову перцепцију о томе шта се дешава у компанији. Питајте шта мисле да компанија ради добро и шта се може побољшати и зашто.
Прегледајте документе које сте прикупили од чланова особља. Проверите грешке при уносу или конфликтне информације. Проверите са особљем да ли имају адекватно објашњење за грешке или сукобе.
Проверите да ли су документација и процедуре у складу са политиком компаније и другим локалним, државним или савезним прописима.
Тестирајте контроле које компанија или одељење има. Тестирање само значи да погледате документацију за одређене трансакције - обично негдје у сусједству од 24 до 36 - ближе. Што више грешака или неусклађености пронађете у документацији и интервјуима, то је важније. Ако документација у почетку показује да контроле функционишу добро, можда нећете морати много да урадите у овом кораку. Ревизије које не тестирају контроле су, како се каже, слиједиле суштински приступ.
Формулишите нека почетна мишљења о компанији или одјелу и како она функционира или би се могла побољшати. Обезбедите повратну информацију компанији или руководиоцима одељења и затражите од њих писмени одговор на ваше препоруке и почетне налазе. Одговор треба да објасни како менаџери намеравају да реше проблеме које сте изоловали.
Направите груби нацрт извештаја ревизије. Извештај мора да садржи основне информације и да прикаже обим ревизије. Он такође мора показати оно што сте пронашли и које су ваше препоруке засноване на тим налазима, као и копије или одломке из одговора менаџера.
Састаните се с менаџерима још једном и разговарајте о свом грубом извјештају. Дајте им копије и одговорите на сва питања која менаџери могу имати. Сврха овог састанка је да обезбеди да менаџери разумеју све што сте урадили и шта треба да ураде да би се побољшали.
Подесите и уредите извештај да бисте креирали коначни нацрт. Коначни нацрт треба да укључи резултате састанка ревизијског прегледа. Поделите коначни нацрт менаџерима.
Пратите одељење или компанију у року од шест до 12 месеци да бисте сазнали да ли су компанија или одељење направили промене како би решили проблеме идентификоване током ревизије.
Напишите формално писмо менаџерима у којем ћете навести шта сте научили током наставка и било који додатни посао који ће вам бити потребан. Ако су компанија или одељење испунили очекивања, наведите то у писму и наведите да сте испунили циљеве ревизије које затварате ревизију.
Савети
-
Будите спремни на неке напетости током процеса ревизије. Људи су често нервозни због грешака које можете наћи, чак и ако су грешке невине, јер превише грешака може значити да су њихови послови на линији. Увјерите их да је ваш посао једноставно истражити, а не дати никакве награде или казне. Увек објасните тачан разлог зашто тражите специфичне податке како би радници разумели ваше образложење.
