Најбоље праксе управљања уговорима препоручују редовне ревизије усклађености уговора. Међутим, за разлику од ревизија финансијских извештаја, које се обично одржавају једном годишње, ревизије уговора се чешће дешавају. На примјер, распоред ревизије за уговоре о пројектирању и изградњи често укључује мјесечне ревизије плаћања, као и кварталне, полугодишње или годишње ревизије за дуже пројекте. Потпуно разумевање процедура ревизије усклађености повећава шансе да ухватите грешке које би иначе могле довести до расипног трошења и прекорачења трошкова.
Успоставити циљеве ревизије
Тамо где се ревизија одвија у оквиру животног циклуса уговора, утврдиће се циљеви ревизије. Контролна ревизија - она која се одвија рано у животном циклусу уговора - обично се фокусира на процену процеса извођача и унутрашње контроле. Циљ је побољшати комуникацију и идентифицирати и поједноставити процесе који су изложени ризику прекомјерне потрошње. Ревизија за опоравак - она која се одржава једном месечно или пре него што се заврши последња уплата уговора - тражи неусаглашености наплате, као што су неважеће, прецијењене и дупле наплате. Циљ је да се спрече грешке у наплати и да се поврате преплаћени трошкови.
Окупите ревизорски тим
Приликом одлучивања о величини и саставу ревизијског тима, погледајте величину и сложеност уговора. У најмању руку, и контролни тимови и тимови за ревизију опоравка треба да укључе руководиоца уговора, представника рачуноводственог одељења и неутралне треће стране. Међутим, велики или сложени уговори могу захтијевати додатне чланове тима који су упознати са управљањем уговорима и процедурама ревизије. Ако ревизија открије лажне активности, можда ће бити потребно да се доведе искусни форензички рачуновођа или истражитељ преваре.
Процедуре контроле ревизије
Контролна ревизија се углавном односи на процедуре фактурисања и плаћања и превентивне контроле. Процедуре укључују интензивну ревизију уговора и уговарање и плаћање рачуна и процедуре за унос података о плаћању. Прегледом се траже адекватне интерне контроле као што су раздвајање дужности, систем ауторизације и безбедност информација. Тестови могу укључивати креирање, обраду и плаћање узорка фактуре, често уносећи намјерне грешке да би видјели да ли су постојеће контроле учинковите.
Процедуре за ревизију опоравка
Мјесечне ревизије опоравка усуглашавају посљедњи извјештај о трошковима посла за извођача радова са износима који су наплаћени током текућег периода. Ревизори почињу са прегледом извештаја о трошковима посла и упоређујући га са уговором о плаћању и условима плаћања. На основу присутности било каквих црвених застава, ревизори могу да бирају и тестирају само неколико или више узорака трансакција за различите врсте трошкова, као што су трошкови рада, материјали, административни трошкови и режијски трошкови. Тестови трансакција обично се састоје од рекалкулација и конструисања ревизијских трагова. Према КПМГ-у, фирми за ревизију, пореске и саветодавне услуге, ревизори траже одступања као што су значајан прековремени рад, рекласификација трошкова, обрачунавање трошкова, необични или нестали описи трошкова, велики или неуобичајени износи у доларима, трошкови настали пре почетка уговора и режијски трошкови куће трошкови.
Направите извештај о праћењу
Након ревизије, тим припрема и подноси коначни извјештај власнику бизниса и извођачу радова, обично на састанку лицем у лице. Иако налази одређују колико информација садржи извјештај, фокус је на идентификацији, објашњењу и пружању препорука за исправљање неслагања или неефикасних процедура. Ревизори такође наводе циљеве, као и објашњавају процедуре прегледа уговора и ревизије.
