Тумачење пословних политика обично укључује објашњење процедура компаније, често написаних на бирократском језику, клијентима који су већ раздражени и узнемирени. Признавањем њихове фрустрације и коришћењем обичног и обичног језика за описивање онога што се од клијента тражи да настави, представници служби за кориснике могу да шире напету ситуацију, максимално искористе могућност да спроведу успешну трансакцију и пруже упутства за друге информације, као што су брошуре, линкови на веб-сајт и друге бројеве телефона за помоћ и подршку.
Направите резервну копију пословне политике тако што ћете описати како то помаже да се поједноставе пословне трансакције које заправо помажу клијентима на дужи рок. Наведите детаље о томе зашто промјене у претходним политикама чине садашњу политику повољнијом у смислу дугорочних добитака. Наведите све законе, проведене студије, добивене повратне информације од купаца или конвенционалне пословне праксе које појачавају примјену пословне праксе.
Укључите клијенте у тумачење сваке пословне политике. Тражите искрену повратну информацију о томе како правила утичу на њихово пословање. На пример, снимите уносе онлине анкетама користећи слободне софтверске апликације као што су Куалтрицс, Зоомеранг или СурвеиМонкеи. Објавите своје налазе тако да корисници могу да виде да сте озбиљно схватили њихове повратне информације и да намеравате да реагујете на њихове предлоге. На пример, смањење сати услуга за клијенте може негативно утицати на пословање клијента, али смањује укупне трошкове, тако да се користи од таквих политика морају јасно разјаснити или доћи до незадовољства.
Објасните алтернативе. Ако тренутна интерпретација пословне политике за вашу организацију онемогућава клијенту да послује са вама, проучите опције, посебно ако кориснички рачун представља уносне могућности или показује значајну лојалност. Избегавајте оштећење угледа ваше компаније тако што ћете заузети чврст став без разматрања других могућности. На пример, предложите друге опције за обраду упита клијената, као што су технологије друштвених медија, укључујући и викије, блогове и форуме. Едуковати купце о могућностима обуке и ресурсима доступним на интернет страници компаније како би се одложило и надокнадило незадовољство пословном политиком.
Оставите строгу интерпретацију за имплементацију ако се клијент одупре. Предложите датум имплементације који омогућава клијенту да се прилагоди вашој новој политици и спровођењу тренутне политике. На пример, обезбедите да постоји адекватна документација и онлајн системи подршке пре уклањања телефонске подршке за производе и услуге. Обезбеђивање задовољства клијената укључује потврђивање да нови механизми подршке задовољавају потребе постојећих клијената и будућих клијената. Обезбедите семинаре, обуку, радионице и друге облике подршке у тумачењу пословних политика ваше компаније пре него што прекинете услугу која утиче на пословање клијента.
