Компаније за шивење често се специјализују за прилагођену одјећу или пројекте декорације за индивидуалне купце. У сваком пројекту раде различити фактори, који захтевају специјализоване форме за одржавање информација. Власници бизниса који одржавају одговарајуће папире су ефикаснији, боље организовани и мање под стресом.
Важност образаца
Обрасци омогућавају шиваћим предузећима да организују информације и буду лако доступни. Пошто су пројекти често прилагођени сваком клијенту, обрасци помажу власнику бизниса да прикупи потребне информације на једном мјесту прије почетка пројекта. Уговори, потврде и фактуре служе и за заштиту власника и клијента у случају финансијског или уговорног неслагања. Власници малих бизниса требају увијек водити одговарајуће евиденције за подношење пореза на доходак сваке године.
Обрасци за информације о клијентима
Стварањем обрасца за информације о клијенту код купца који се шива, власник предузећа може да води евиденцију о сваком клијенту који садржи контакт информације, дужину пословног односа, историју пословања и друге потребне информације. Кроз обрасце са информацијама о купцима кројачица је у стању да чува мјерења купаца, прилагођене обрасце, информације о узорцима и корисничке преференције у датотеци за будућу употребу. Контакт информације су корисне када нудите специјалитете у одређено доба године, као што су матуралне вече или промена годишњих доба.
Историја пословања са клијентом помаже власнику предузећа да цитира трошкове пројекта. Пословна историја дозвољава власнику да се осврне на прошли посао да види колико је наплаћено и колико је времена потребно за завршетак одређеног пројекта. То омогућава кројачици да прецизно одреди цене за сваког клијента. Похрањене у датотекама, обрасци информација о клијентима дају власницима предузећа могућност да виде своје клијенте на широкој или индивидуалној основи.
Пројецт Цонтрацт
Сваки пројекат за клијента треба имати писани уговор. Поред утврђивања шта конкретни пројекат укључује, уговор о пројекту треба да буде специјализован за шивење. Требало би одредити мјерења, узорак, избор тканина, процијењене трошкове и временски оквир пројекта. На пример, купац долази на хаљину за своју ћерку. Уговор о пројекту ће укључивати мјерења кћери, временски распоред за опрему и испоруку готовог пројекта, који осигурава тканину и појмове, тко чува додатну тканину и појмове, процијењену цијену и који се узорак користи. Слике се могу узети и додати уговору. Потребно је оставити простор за било какве измене или напомене које се доносе током сваке фазе пројекта шивања. Уговор треба да одреди шта ће се десити ако купац није задовољан пројектом. Ово штити и власника и клијента.
Примања
Сваки пут када се новац промени, власник бизниса треба да креира признаницу и за клијента и за пословну документацију. Примици су неопходни да би се документирали приходи предузећа за локалне, државне и савезне пореске сврхе. Књиге о признаницама омогућавају дупликат копије сваког исписа и доступне су преко продавница канцеларијског материјала. Различити компјутерски програми омогућавају креирање прилагодљивих рачуна за власника малих предузећа. Потврда о шиваћем пословању треба да садржи датум преузимања, опис одеће, да ли је одећа обичан комад или измена, име и контакт информације купца, врста примљене трансакције и потпис или име особе која прима новац. Изјава о одрицању одговорности која се налази на признаници може садржати изјаву која клијенту даје одређено вријеме да донесе одећу за додатне измјене без икаквих трошкова, као што је случај у случају прилагођених вјенчаница или службеног одијевања. Политика враћања на рачуну помаже у заштити шиваћег бизниса од неозбиљних повратака и обавјештава клијента шта се може и не може вратити.
