Тако се многе компаније ослањају на рецепционара да им одреди тон, али ипак потроше најмање времена на попуњавање тог радног мјеста, фокусирајући се на "професионално" особље.
Одређени тип особе је намијењен упознавању и поздрављању клијената и одговарања на телефоне. Запослени који никада није имао лоше речи о некоме, пријатељски је и оптимистичан и воли да удовољи људима најбоље одговара овој позицији.
Добар рецепционар ће се јавити на телефон са јединственим жаром, наглашавајући одређену реч. На телефон треба одговорити са осмехом на лицу и искреним интересовањем за оно што особа са друге стране има да каже. Често се канцеларије ослањају на системе говорне поште. То је сигуран начин да се изгубите од сретног, пријатељског, живог гласа на другом крају линије.
Потребан вам је рецепционар који ће се одјенути како би задивио ваше клијенте и поносио се на његову или њену канцеларију.
Важно је да добар рецепционар буде тампон за запослене. Ако је неко из особља јако заузет, рецепционар би то требао знати. Рецепционарка која је информисана може помоћи запосленима да избегну непотребне последње тренутке, без порицања легитимних обавеза.
Прикладно је да рецепционар позове на разговор са клијентима, све док то није спорно. Не желите да ваш клијент претпоставља да је рецепционистичка филозофија одраз компаније у целини. Општа питања и теме за разговор су у реду.
Рецепционар треба да буде продужетак вашег маркетиншког тима. Праћење важних датума, давање информација које желите да ваш клијент зна, али дајте их на начин који чини ваш клијент осећај посебности је поклон, а добар рецепционар ће га имати.
Рецепционарка би требало да се увери да су брошуре компаније на столу за кафу и да кава буде пуна и свежа, посуда за слаткише напуњена, а клијенти глатко крећу кроз рецепцију.
Ако нисте успоставили заједнички календар тако да рецепционар има приступ за преглед заказаних састанака, било би добро да то урадите. То можете учинити лако ако сте умрежени; једноставно дозволите рецепционару на вашој мрежи. Ако ваш систем е-поште то не допушта, можете поставити календар на интернету и замолити све да постављају састанке које рецепционар мора знати на веб-локацији.
