Управљање променама се фокусира на промене са којима се чланови организације суочавају током транзиције везане за пословање. Да би се управљање промјенама обавило глатко, морају постојати алати, процеси и планови за ублажавање потенцијалних проблема и очекиваних проблема. План за управљање промјенама је битан. Без плана за помоћ запосленима при преласку на нове улоге, запослени ће се осјећати збуњено и неприпремљени, а потенцијално може утјецати на цјелокупно пословање.
Именовати тим за управљање промјенама. Ово може укључивати чланове ваше организације или спољне консултанте који су упознати са процесом управљања промјенама. У најмању руку, овај тим треба да укључи особу која је упозната са свим областима ваше организације, као и стручњака за управљање промјенама. Овај тим мора бити спреман да објасни планиране промјене у организацији, ублажи проблеме који се јављају током транзиције и да одреди успјех транзиције када је промјена завршена.
Анализирајте план који је ваша компанија дефинисала да пређе са тренутне организационе структуре на планирану организациону структуру. Одлучите колико је корака потребно. Често, компанија не може ићи директно из једне организационе структуре у другу; план се мора спроводити корак по корак.
На пример, ваша компанија жели да пређе из организације која је подељена по регионима на организацију која је подељена по одељењима.У овом тренутку, свака локална канцеларија управља сопственим маркетингом, продајом и производњом. Циљ компаније је да се компанија подели на три комплетна, интегрисана одељења: маркетинг, продаја и производња. Компанија може почети са интеграцијом маркетинга, затим са продајом и производњом. Овај постепени прелазак је мање ризичан и мање неодољив, него прелазак сва три одељења у једном тренутку.
Направите свеобухватан план комуникације. Одредите како сви запослени у компанији могу бити обавијештени о предстојећим промјенама. Без одговарајуће комуникације, запослени можда неће бити свјесни промјене и можда неће исправно прећи по потреби.
Креирајте временску линију кључних промјена које ће се десити током процеса управљања промјенама. Ово мора бити детаљно и укључује велике и мале детаље. Временски оквир треба да садржи ставке као што су:
- Комуницирати са организацијом о планираним промјенама
- Упознајте се са члановима маркетиншког тима и објасните како ће се њихове одговорности промјенити
- Дизајнирајте и инсталирајте нови распоред уреда за запослене у маркетингу
- Прелазак на маркетинг запосленика на нове локације за посао (период од 3 дана)
- Упознајте се са запосленима у маркетингу да бисте поставили питања
- Одржавајте недељне телеконференције како бисте разговарали о свим проблемима који се појаве
Наведите потенцијалне проблеме и проблеме који се могу појавити током процеса промјене. Ово укључује незадовољство запослених, конфузију запослених и заустављање свакодневних радних процеса. Направите план за непредвиђене ситуације за сваки потенцијални заостатак.
Саставите све информације о управљању промјенама у извјештај који ће се представити вишем менаџерском тиму ваше компаније. Припремите се за питања или предложене измене од стране менаџмент тима. Будите спремни да одбраните своје сугестије и прихватите чињеницу да сви ваши планови управљања промјенама не могу бити прихваћени од стране вишег руководства. Када су потребне промјене, уредите план пројекта управљања промјенама да бисте уградили све ревизије.
Разговарајте о предстојећим промјенама са сваким локалним управљачким тимом унутар организације након што добијете одобрење вишег руководства, али прије него што се промјене званично имплементирају. Представите сваког менаџера са извештајем о променама које ће утицати на његово одељење како би објаснио промене у свом тиму. Замолите сваког менаџера да извештава о свим могућим забринутостима које су можда превиђене како би се оне могле адресирати, а план управљања промјенама може се прилагодити или измијенити према потреби.
Савети
-
Будите спремни да унесете измјене у свој план управљања промјенама. Нарочито када се ради о великој организационој промјени, вјероватно ће доћи до проблема. Уверите се да имате план за непредвиђене ситуације за све промене високог ризика.
Упозорење
Не журите са променом. Иако промена може бити од велике користи за организацију, пребрза промена може застрашити и збунити запослене и друге заинтересоване стране.
