Желите да ваши запосленици искористе време одмора по свом нахођењу, али ваш посао је да обезбедите да имате запослене у свим одељењима током целе године, тако да се нормално пословање може наставити. Једини начин да се координирају празници за запослене је креирање мастер календара. Можете да користите разне софтверске програме на мрежи или на рачунару да бисте упоредили распореде и правилно управљали временом одмора запослених. Такође можете да сачувате календар на папиру ако вам је дражи овај метод.
Ставке које су вам потребне
-
Календарски програм
-
Предложак календара
Елецтрониц Цалендар
Дођите до изабраног софтвера календара на рачунару или Интернету. Доступно је неколико програма за креирање електронског календара, укључујући програме за обраду текста, календарски софтвер или онлине програме.
Изаберите опцију за додавање новог календара и додајте име за главни календар за одмор компаније. Сачувајте је на чврстом диску или на жељеној локацији на вашој мрежи или Интернету на основу избора софтвера. Блокирајте све дане или седмице да запослени не могу да оду на одмор или обавесте менаџере о овој опцији.
Креирајте профиле за изабрани софтвер који одређују привилегије и опције које људи имају. На пример, вама и вашој резервној копији потребна су глобална административна права да бисте извршили све измене, али менаџери могу само да додају догађаје са почетним и крајњим временом које касније одобравате. Додајте кориснике и њихова корисничка имена у програм и додајте им исправан профил. Нека менаџери креирају сопствене лозинке или додају генерички који могу да промене. Коначно, како би календар био доступан свим запосленима, креирајте профил и лозинку са само опцијама прегледа које сваки запосленик може користити. Ако имате много запослених, можда ћете желети да креирате неколико генеричких корисника и лозинки које имају опције гледања.
Направите електронски шаблон који запосленици могу да користе да траже од својих менаџера време за одмор. Додајте место за одобрење њиховог менаџера. Овај предложак можете направити из програма за обраду текста или прорачунске таблице. Учините овај предложак доступним свим менаџерима који ће дати својим запосленицима када им буде потребно да затраже одмор.
Захтевати од руководилаца одељења да одобре захтеве за одмор од стране запослених. Нека менаџер упише захтеве за одмор у електронски календар, али нека вам проследи копију одобреног захтева за одмор. Неке компаније захтијевају од менаџера да просљеђују ове захтјеве док долазе, док други могу захтијевати ажурирање захтјева за одмор у календару на одређени дан у тједну. Прегледајте и одобрите додатне празнике ако је потребно.
Редовно одштампајте копију главног календара одмора и поставите га у салу за запослене, кухињу или собу за одмор.
Пратите све захтеве за одмор како бисте осигурали да запослени имају времена за књиге на одмору. Одштампајте одобрене захтјеве за одмор и чувајте копију у својим досјеима особља. Проследите електронску копију захтева за одмор на платни списак за њихову евиденцију.
Папер Цалендар
Преузмите бесплатан календар са Интернета или изаберите календарски предложак из изабраног софтверског програма. Одштампајте копију овог календара. Ако је потребно, можете добити и празне предлошке календара из канцеларијских продавница. Поставите календар на централну локацију, као што је канцеларијска кухиња, соба за одмор или у соби за пошту.
Блокирајте све недеље где запослени не могу да оду на одмор. Можете сивити ове области или ставити велики Кс на дане када запосленима није дозвољено да полете.
Захтевати од запослених да запишу своје захтјеве за одмор и да их проследе свом менаџеру на одобрење. Када менаџер то одобри, захтјев се просљеђује вама. Затим провјерите календар како би се осигурало да сва подручја вашег пословања имају потребан број запосленика прије него што одобрите захтјев за временским искључењем.
Додајте одобрене празнике у календар компаније према потреби. Проследите одобрене захтеве за одмор на платни списак и задржите копију за досије особља.
Савети
-
Пре него што успоставите календар годишњег одмора, прегледајте политику компаније и процедуру за одмор. Ако га немате, потребно је да креирате политику и процедуре за захтевање одмора у складу са процедурама изабраним за електронске или папирне календаре.
Побрините се да политика укључује информације које означавају да су захтјеви подложни одобрењу менаџера и расположивом времену одмора. Да бисте разјаснили било какве проблеме у вези са правилима, можда ћете желети да укључите језик који описује принцип првог доласка, први послужитељ за правичност, али наведите када се вишеструки запосленици пријављују за слободне дане у истом периоду у исто време, одмор се одобрава сениорити.
Укључите образац захтјева за временским искључењем у одјељак о процедурама приручника за запосленике. По потреби проследите ажуриране копије за укључивање у приручник.
Упозорење
Прегледајте своју политику и процедуре како бисте били сигурни да су у складу са државним и савезним законима. Иако компаније нису обавезне да дају одмор запосленима, када то учине, морају се придржавати савезних и државних закона у администрацији програма.
Укључите графикон обрачуна за годишњи одмор у правилима тако да запослени схвате на колико одмора имају право на године радног стажа.
