Заказивање је један од оних свакодневних административних задатака које нико не жели; међутим, неуспјех да се развије систематски начин за биљежење важних датума и прекретница може уништити најбоље постављене планове. Главни календар треба да садржи важне датуме, да буде аутоматизован, и да укључи систем који ће обавестити људе о предстојећим датумима. Да би се ефективно креирао мастер календар, он мора бити интуитиван, ефикасан и имати добро написане процедуре за све кориснике.
Одредите једну особу која ће бити одговорна за одржавање и подршку. Ова особа би требала бити одговорна за преглед и унос кључних датума у календару прије дистрибуције.
Унесите коначне датуме и рокове. Крајњи датуми су можда најважнији разлог за стварање и одржавање заједничког главног календара. Ови датуми треба да се истакну и унесу подебљано, у боји или са свим капама.
Радите са стручњацима и помоћним особљем како бисте утврдили датуме прије доделе рока. То зависи од активности и организације. На пример, можда ћете желети да подесите подсетник недељу дана пре састанка већих буџета. Међутим, групни сат среће може захтевати само подсетник један сат пре догађаја. Такође ћете желети да изградите време за путовање ако догађај није у непосредној канцеларији.
Одредите процес информисања корисника о променама. То може бити формални или неформални процес. Међутим, то би требало бити јасно назначено у процедурама. Такође ћете морати да обезбедите начин да потврдите промену. Ово може бити брза е-порука са захтевом за потврду свим запосленима или учесницима састанка.
Обезбедите опцију за укључивање датума праћења. Датуми праћења су датуми који настају као резултат другог састанка. То јест, они су везани за оригинални састанак. Примјер би био АР (потребна акција) да би финансије завршиле прије сљедећег састанка. Бити у могућности да приложите датуме праћења на оригиналном састанку је добар начин да се аутоматизује процес и повећа ефикасност на следећи састанак или догађај.
Одштампајте главни календар на дневној и недељној основи и дистрибуирајте га. Ово је опционо зависно од организације.
Поставите календар на централну локацију. Ово може бити на мрежи, у заједничкој датотеци или на заједничкој огласној табли.
