Захтјев за понуду, познат и као РФП, је документ који креирате када требате набавити нове производе или услуге за ваше пословање. РФП наводи ваше специфичне потребе потенцијалним добављачима и позива их да доставе понуде за преглед, дозвољавајући вам да изаберете продавца који може да обезбеди најбољи ниво услуге за ваше пословање у оквиру буџета који омогућавате. Иако не постоји стандардизовани формат за писање РФП-ова, ове корак-по-корак инструкције ће вам помоћи да креирате ефикасан и јасан РФП за све пословне потребе.
Ставке које су вам потребне
-
Рачунар са програмом за обраду текста
-
Штампач (за слање поште)
-
Папир (за слање поште)
-
Коверте / поштарине (за слање поште)
-
Приступ интернету (за слање е-поште)
Одредите своје потребе. Желите да потрошите неко време на одређивање тачно онога што тражите и колико сте спремни да га платите. РФП ће обухватити и ваше неопходне "обавезе" (ваше захтеве) и ваше "добре" (ваше жеље), али будите сигурни да идентификујете шта продавац мора да обезбеди или обезбеди да би сте добили посао. Ово је суштински дио процеса - ако не можете јасно дефинирати своје потребе, нећете добити повратне приједлоге који се односе на задовољавање тих потреба.
Нацртајте нацрт. Опет, иако не постоје чврста и брза правила о томе како саставити РФП, наведите најточније и специфичне информације које можете. У најмању руку, вероватно ћете наићи на заглавља секција која укључују увод (не само увод у вашу компанију, већ и пројекат / потребу и како бисте желели да се ова потреба адресира), захтеве (“имају -то-хавес ”), критеријуме одабира које ћете користити да одредите коме ћете додијелити понуду, буџет (колико сте вољни потрошити) и временске рокове (колико брзо то требате учинити). Можда ћете приметити да ћете додавати или одузимати делове, по потреби за одређени РФП, или чак додавати подсекције за додатне информације које би продавац морао да зна пре него што лицитира.
Испуните вашу област захтева. Ово је обично најдужа секција и она која захтева највећу пажњу. Обавезно наведите шта вам је потребно, а не како вам је потребно - осим ако је процес специфичан и суштински дио пројекта. Такође, користите јасне речи да бисте направили разлику између вашег „мора да има“ (употреба воље, мора и захтева) и „лепа-за-има“ (може, може и необавезно).
Напишите свој РФП. Можете претраживати он-лине за узорке РФП-ова ако имате блок писца.
Проверите спеловање и проверите свој РФП. У неким индустријама, погрешно постављена децимална точка може направити велику разлику.
Дистрибуирајте свој РФП. Можете је слати или слати е-поштом потенцијалним добављачима с којима сте упознати, или их учинити доступним на друге начине, као што је постављање на веб-локацију ваше компаније.
Изаберите своју победничку понуду.
Савети
-
Припремите свој РФП 8 - 10 недеља пре него што вам затреба пројекат или услуга. Ово дозвољава време за приједлоге за филтрирање и доношење најбољих могућих одлука.
Унапред одредите које ћете критерије одабира користити за одређивање најповољније понуде. Све компаније имају различиту снагу и прилагодит ће свој приједлог да се играју тим снагама. Тражите најбољу цијену, најискуснијег продавца или најбрже вријеме?
Можете захтијевати од продаваца да припреме своје приједлоге на специфичан начин или формат, али им реците овај захтјев у РФП.
Упозорење
Продавац обично плаћа да припреми свој предлог / понуду као уобичајену праксу у већини индустрија. Међутим, можда ћете желети да то јасно напишете у вашем РФП-у.
