Сваки захтев за предлог треба да садржи пропратно писмо, чак и ако ваша понуда садржи резиме. Свака од њих служи другачијој сврси, и они раде заједно не само да створе добар утисак, већ и да докажу да разумете и клијента и захтеве посла. Међутим, пошто би пропратно писмо требало да покаже да разумете кључне захтеве клијента, а да не постане мини-предлог, неки људи сматрају да је теже писати.
Подесите десни тон
Ваш однос са потенцијалним клијентом, а понекад и упутства у РФП комплету, одређује да ли писмо треба да има формални или лични тон. Све док сте поштени и искрени, персонализована писма у којима комитент и хвала клијенту су често најефикаснији. На пример, укључите изјаве попут „Желим да искористим ову прилику да вам се захвалим за сву вашу помоћ“ и „ваша помоћ и смернице су се показале непроцењивим“ у тексту писма.
Формат и стил
Користећи меморандуме са заглављем и формат пословног писма, подијелите писмо на три дијела: увод, тијело и кратак завршни параграф. Користите сериф фонт, као што су Гарамонд, Георгиа или Тимес Нев Роман, јер многи људи сматрају да су фонтови серифа лакши за читање. Ограничите своје пропратно писмо на не више од једне или две странице.
Отвор
Отворите пропратно писмо са кратком, релевантном уводном изјавом као што је “Приложен је приједлог који сам вам обећао” или “Уживао сам у разговору с вама о вашем приједлогу пројекта”. захтјеви вожње РФП-а. Реците читаоцу да ли предлог укључује било који прилог, и ако се то деси, укратко истакните садржај и завршите увод тако што ћете навести временски оквир који је важећи за цитат.
Тело
Укључите све тражене информације, као што су историја вашег пословања, квалификације или референце које РФП може тражити у тексту писма. Остатак писма усредсредите на адресирање до четири кључне потребе клијената. На пример, користите тачке сажетака како бисте сумирали како ће ваш производ или услуга задовољити најважније потребе клијента. Затим проширите сваку тачку у преосталим параграфима.
Тхе Цлосе
У завршном параграфу обавезно наведите потпуне информације за особу за контакт, укључујући име, назив, адресу, број телефона, број факса и адресу е-поште. Укључите “следећи корак” или позив на акцију, као што је “Ја ћу вас контактирати касније ове недеље да одговорим на сва ваша питања” или “Позваћу вас следеће недеље да разговарате о овом предлогу” Завршите са пристојним изразом и ваше име и наслов.
