У сваком пословном окружењу, састанци су неизбежни. Више пута него не, људи који су морали да присуствују овим састанцима, гледају их са страхом. Можда зато што трају предуго, јер не постоји јасан разлог да се састанак одржи или се чини да се на тим састанцима ништа не може ријешити. Они очигледно не испуњавају пет П ефективних састанака: сврха, производ, учесници, могућа питања и процес.
Сврха
Сврха састанка је дефинисана као разлог одржавања састанка, дневног реда или кључних циљева које треба да дискутују учесници. Ако нема питања о којима би се расправљало онда нема разлога да се сазове састанак. Састанци без јасног циља су губљење времена свих.
Продуцт
Производ састанка описује жељени исход који треба постићи када се све каже и уради. Ово није само жељени исход састанка, већ и жељени исходи будућих пројеката компаније и робе који се разматрају током састанка. Изношење производа са састанка на предњем делу одржава састанке на правом путу, држи разговоре од страха у темама које не испуњавају сврху састанка.
Учесници
Учесници састанка укључују само оне људе који треба да буду укључени, људи који гледишта или запослења директно утичу на сврху и производ састанка. На пример, медицинско особље у болници не би било учесник састанка о болничким компјутерским системима. Међутим, медицинске сестре и лекари ће учествовати на састанцима који се тичу питања здравља и болести или састанака који ће им помоћи да добију Јединице за континуирано образовање, ЦЕУ-ове, које морају да ажурирају своје лиценце.
Пробабле Иссуес
Могућа питања су забринутости које ће вероватно настати међу учесницима, проблеми које они виде са тренутним стањем питања на дневном реду или било какви проблеми које они предвиђају са потенцијалним решењима која се износе на састанку. Вјеројатна питања укључују и хватање грешака које су можда избјегле у току припрема за састанак. На примјер, нетко даје презентацију о могућим рјешењима проблема наведених у дневном реду. Неко на састанку може примијетити да недостају једна или двије чињенице и да те чињенице могу имати дубок учинак на исход састанка или рјешење. Проблеми могу бити проблем са трошковима пројекта или времена укљученог у завршетак пројекта.
Процес
Процес састанка укључује кораке који су потребни да би се састанак одржао на правом путу и постигао циљ састанака. То би такође могло укључивати креирање плана за постизање будућих пројеката и робе како би их држали на путу ка завршетку. Процес наведен у корацима испред времена омогућава свакоме укључени начин да осигура да постижу сврху и исход састанка, пројекта или трговине. То је начин да се прати напредак састанка.
