Састанак се може дефинисати као колаборативни радни процес осмишљен да одговори на питање ко, зашто, како и шта одређеног циља. Карактеристике неефикасних састанака укључују пасивне учеснике и регургитацију претходно дискутованих тема. Ефективни састанци су у суштини супротни. Ефикасни састанци могу повећати продуктивност, морал и добит запослених.
Фунцтион
Пет корака за припрему и спровођење ефикасних састанака, такође познатих као пет П, су: сврха, план, учесници, учешће и перспектива, уочите Дејвида Витена и Ким Камерон у књизи „Развијање менаџерских вештина“. Састанак. План је ток акције током састанка. Учесници су учесници и фацилитатори. Учешће је потребно од учесника и фацилитатора. Перспектива је циљ који је циљ састанка и сажетак споразума који произилазе из састанка.
Алати
Игре су један од најефикаснијих алата који се користе за успешне састанке. Препоручују се брзе, јефтине, прилагодљиве, ниско ризичне и партиципативне игре. Браинсторминг је још један алат који се користи за прикупљање информација и објашњење проблема или ситуације. Други алати за ефикасне састанке укључују упитнике, анкете, интервјуе и радне листове.
Карактеристике
Ефикасни састанци су маштовити, партиципативни, иновативни и привлачни. Почињу и завршавају на вријеме. Неко има задатак да прати записнике и дневни ред. Планирани прекиди се одвијају у одређено време. Живе и позитивне дискусије се подстичу. Учесницима је дозвољено да процене састанак. Ефективни састанци завршавају на пријатељском састанку са фацилитатором који обезбеђује хармонију међу учесницима.
Фреквенција и трајање
Петер Хонеи пише у књизи “Импрове Иоур Пеопле Скиллс” да се ефикасни састанци идеално воде максимално једном недељно, обично за исте учеснике. Најуспјешнији састанци завршавају се за сат времена и обично не трају до два сата.
Значај
Лоше вођени састанци имају негативан утицај на морал запосленика, чинећи да неки постану скептични и песимистични, док други постају апатични и непажљиви. Неефикасни састанци, напомиње Барбара Ј. Стреибел у књизи “Водич за ефективне састанке менаџера”, кошта компаније милијарде долара сваке године у изгубљеним приликама и изгубљеном времену. Они оштећују имиџ организације, наглашавају њено неефикасно управљање и смањују продуктивност. Ефикасни састанци чувају два највреднија ресурса компаније: вријеме и талент. Колаборативни и ефикасни састанци енергизују запослене.
