Без обзира да ли комуницирате са запосленима, добављачима или клијентима, осигуравање да производите ефективне поруке од виталне је важности за успех вашег пословања. Да бисте били сигурни да је ваша пословна комуникација на мети, треба да осигурате да садржи пет карактеристика које су заједничке за најефикасније поруке.
Цлеар Пурпосе
Ефективне поруке укључују јасну сврху информисања, убеђивања или сарадње са циљном публиком. Порука треба да буде дизајнирана у складу са нивоом разумевања публике, потенцијалном реакцијом и односом са композитором. Уопштено, најбоље је у сваку поруку укључити само једну главну идеју, осим ако постоје уско повезана питања која се морају рјешавати заједно. Имати јасну сврху у пословној комуникацији ће такођер помоћи у одређивању медија који се користи за испоруку поруке.
Одговарајући канали
Такође је важно одабрати одговарајући канал за испоруку поруке. Е-комуникација се може користити за испоруку великој публици, док је комуникација лицем у лице прикладнија за мање групе. Формална комуникација која треба документацију, као што су рецензије запосленика или промене политике, биће најбоља у писаној форми. На пошиљатељу је да одреди који је излаз најприкладнији за одређену поруку. На пример, видео презентација која најављује друштвену компанију је креативан и забаван начин да узбуди запослене, док употреба видеа за најаву смрти у породици извршног директора може бити неосетљива. Медиј треба да употпуњује, а не нарушава сврху поруке.
Исправне чињенице
Пословна комуникација захтева висок ниво тачности у извештавању информација. Карактеристике ефективних пословних порука укључују јасне датуме, чињенице, ресурсе и распореде које треба провјерити за потпуност и јасноћу. Ефикасне поруке такође су без жаргона, сленга и "корпоративног говора". На пример, уместо да кажу, "корпорација користи премијум могућности да прошири на стратегије," поједностави га рекавши, "наш тим користи најбоље ресурсе како би помогао нашем расту пословања."
Цомплете Мессагес
Писана и вербална комуникација ће бити ефикасна само када су њене поруке потпуне. Пословне поруке које говоре само о једном делу приче су склоно да збуне примаоце и не успевају да их ангажују као што је замишљено. Добар тест је питати се да ли нека порука одговара на сва сљедећа питања: ко, шта, када, гдје, зашто и како. Једини начин да запослени, добављачи или пословни партнери буду у стању да реагују на поруку је ако им се пружи пуни опсег.
Цреативе Цхарацтеристицс
Без обзира на то да ли је пословна комуникација намијењена ризичним капиталистима или сигурносном особљу, људи обраћају пажњу само на оно што их занима. Најефикасније поруке су кратке, привлачне и тачне. Већина људи неће сматрати сваку поруку интересантном, тако да ефективна размена порука у пословној комуникацији треба да укључи мало креативности. Сумирање и сажимање порука ће повећати шансу да се прочитају, док наглашавање идеја од великог интереса подстиче повратне информације и акције.
