Ефективна пословна писма су важан алат у арсеналу сваког пословног човјека. Било да се ради о продаји производа или услуге, или једноставно представљању самог писца, ефективно пословно писмо мора имати неколико основних карактеристика да би читалац добио позитиван одговор. Писмо мора позвати примаоца на акцију и убедити га да уради оно што писац жели. Сва ефективна пословна писма имају заједничке карактеристике.
Цомплете Информатион
Ефективно пословно писмо има све информације које читалац треба да спроведе на одговарајући начин. У писму се јасно наводи од кога је писмо и куда и како одговорити. У њему се наводи о чему се ради у писму, када треба предузети акцију, где треба предузети мере и зашто треба предузети акције. Пословно писмо је пуно информација и ништа не оставља. Има јасан позив на акцију и каже примаоцу како да изврши ту акцију.
Бревити
Ефективно пословно писмо није цветно или украшено. То је резервно и до те мере. Нема изгубљених речи. Језик је концизан у његовој реализацији, тако да читатељу остаје само потребна информација. Пословно писмо није место за показивање великих речи или поезије. Ефективна пословна писма су кратка и тачна.
Предности, а не значајке
Ефективна пословна писма фокусирају се на користи за примаоца, а не на карактеристике производа или информације. Он одговара на питање за читаоца: "Шта је то за мене?" Пословно писмо узима у обзир временска ограничења читатеља и потребе које читатељ доноси на стол. Њима се брине, што олакшава читаоцу да предузме жељену акцију. Пословна писма се фокусирају на то како писац писама може помоћи читатељу, а не зашто би читатељ требао помоћи писцу.
Специфичност
Користите одређени језик приликом писања пословних писама. Реците читаоцима тачно шта могу да очекују од производа, услуга или предузећа. Не користите нејасан језик који их може навести на погађање. Користите примере, ако је потребно, како бисте додатно појаснили језик како би читалац учинио пословним писмом јасно. Ако је обећање дато у писму, будите сигурни да га компанија може подржати. Такође, користите глаголе акције уместо пасивних глагола да дате снагу своје реченице.
Јасноћа
Избегавајте коришћење жаргона, осим ако је апсолутно неопходно у покушају да јасно комуницирате. Важно је разјаснити тачно шта писмо нуди и шта писмо тражи од читаоца. Ако не, читалац не може да предузме тражену радњу, а писмо неће бити ефективно. Користите јасан, снажан језик да нагласите шта би читач требало да учини након читања пословног писма. Препоручују се кратке реченице са јаким, дјелотворним глаголима како би се читалац потакнуо да дјелује.
Етикуетте
Свакако пратите правилну етикету у пословним писмима. Побрините се да сазнате тачно име и правопис особе која ће примити писмо. Адресирајте их на одговарајући начин. Одговарајте на сва писма која захтијевају повратни одговор. Пратећи правилну етикету, пословни човек показује да има поштовање према особи којој пише. То поштовање може много допринети томе да читалац писма преузме позив на акцију.
Тачност
Од форматирања писма до прикладности приматеља, пословно писмо мора погодити многе исправне биљешке да би било учинковито. Будите сигурни да је послата исправној особи, у одговарајућем одељењу, у одговарајућој компанији. Будите сигурни да писмо иде правој особи да предузме радњу коју писмо тражи од њега. Прочитајте писмо и процијените да ли је језик исправан за особу којој га шаљете - нити превише формалан нити неформалан. Када сте спремни да га пошаљете, двапут проверите форматирање још једном за грешке.
