Када је потребно ажурирати приручник за обуку, пословни процес или приручник, савршено возило је меморандум за обуку. Формат меморије вам омогућава да циљате своје примаоце и укључите правовремене информације о праћењу, а посебно је користан у ситуацијама у којима су нови правни разлози или потребни кораци додани постојећем процесу. Пратећи неколико једноставних корака, можете се побринути да ваша меморија комуницира ваше идеје јасно и сажето док избегавате уобичајене замке.
Идентификујте своју публику. Ово ће вам помоћи да укључите најрелевантније информације за вашу белешку. На пример, ако пишете да објасните како да користите нови фотокопирни уређај на трећем спрату, немојте слати белешку сваком запосленом у згради. Или, ако ће нови закон утицати на то како се изјаве подносе у адвокатској канцеларији, не морате укључити тим за одржавање.
Представите своју тему. Првих неколико редова би требало да ваши читаоци знају зашто им је овај допис важан. Дајте им до знања шта је био стари процес или који је тренутни процес на који се ова исправка односи, као и разлог ажурирања.
Наведите нове кораке или захтјеве. Користите само један ниво наслова и држите објашњења сажета и фокусирана. Укључите ажуриране информације као и све претходне кораке или процесе које више не треба да се прате или изводе.
Укључите временску линију. Јасно обавестите своју публику када ће нова политика ступити на снагу. Ако се ради о непосредној промени, јасно наведите да ли постоји било који период грејсирања или прелазни процес за претходну процедуру. На пример, ако постоји нови образац за тражење одсуства, обавестите запослене шта ће се десити са захтевима који се већ обрађују.
Затворите са следећим корацима. На крају своје белешке, нека ваша публика зна шта треба да раде ако имају питања на која у вашем документу није одговорено. То може укључивати везу за додатну документацију или контактни број који они могу позвати. Ако је ваш меморандум за обуку део низа исправки, наведите када ће следеће ажурирање бити спремно.
Савети
-
Ограничите свој допис на једну примарну тему. Користите другу особу (ви) да разговарате директно са својом публиком.
