Важан састанак? Предстојећи крвни погон? Може бити много разлога за слање увјерљивог пословног дописа. Сваки допис мора бити добро написан јер представља вас и ваше одељење. И наравно, желите да убедите људе да присуствују, да се пријаве, дају или шта год од њих тражите. Пратити неколико смјерница приликом израде увјерљивих дописа може вам помоћи да добијете жељене резултате.
Идентификујте своју публику
Разумите читаоца или циљну публику. Подсетник за ваш тим вероватно ће бити другачији у тону од дописа управном одбору. Иако су увек професионалне природе, неке белешке морају бити више формалне у говору. Други фактори, као што су старост, пол и ниво образовања, такође могу играти улогу у писању увјерљивог дописа.
Стате Иоур Тхеме
Можда звучи блесаво, јер ви размишљате, наравно, да знате о чему ће бити ваш допис. Али, писање јасне теме за ваше писмо помаже вам да се фокусирате на тачно оно што желите да се деси. Наведите то језгровито и помоћи ћете да пређете на ствар без претераних додатних коментара. Стављање теме је само за вашу референцу док пишете. Не објављујете своју тему читатељима. На пример, ваша тема би могла да буде "подршка крви у следећем уторку."
Објасните Мемо
Оох, то је мрзела реч од седмог разреда преко средње школе, "скица." Опусти се. Ово је само један неформално скица о томе ко је читалац, шта желите од њега да уради и зашто то треба да уради. Нико то неће видети осим вас; ниједан граматичар неће висити преко вашег рамена или узимати црвену оловку на њега, јер нисте увек имали тачку Б да идете са вашом тачком А. Овај нацрт вам само помаже да наручите своје мисли. Ваш нацрт може бити само метак у редоследу:
- Подржите довод крви у уторак.
- Крв штити животе.
- Потребне су све врсте крви.
- Заказати састанак.
Додајте белешке у нацрт где детаљи имају смисла:
- Подржите вожњу крви следећег уторка, 25. септембра, 8 сати - подне
- Крв штити животе.
- Потребне су све врсте крви.
- Закажите састанак тако да не морате чекати. Цалл ____
Држите га кратко и фокусирано
Почните да пишете користећи нацрт и белешке. Запамтите да су дописи кратки и фокусирани. Описите језгровито, али детаљно, оно што желите да читалац уради, зашто, како. Наведите предности предузимања акције. Наметати људе да се слажу са оним што предлажете и чините како сте тражили, крајњи је циљ увјерљивог дописа. Али да бисте убедили људе да је оно што предлажете добра идеја, морате дати читаоцима разлоге због којих би се требали придржавати. Реците људима шта ће се стећи и дати главне предности од онога што тражите.
Едит и Реврите
Проверите граматичке и правописне грешке. Иако је идеја која стоји иза меморандума важна, и мале ствари се рачунају. Меморандум ће бити увјерљивији ако је добро написан и без граматичких грешака. Пословни људи имају велика очекивања. Ако је меморандум убедљив, али има уочљиве грешке, ове грешке ће смањити утицај и ефективност дописа. Након првог нацрта, ставите га на страну и вратите се за неколико минута или неколико сати, у зависности од тога колико времена имате пре него што га морате послати. Прочитајте допис и унесите измене за које мислите да ће их побољшати.
На пример, ако мислите да може да користи више убеђивања, урадите мало истраживање за уверљиве чињенице:
- Подржите вожњу крви следећег уторка, 25. септембра, од 8 до 12 сати.
- Крв штити животе. Само прошле године, ____ пинта крви је коришћено у нашој локалној болници због хитних случајева и трансфузија. Све захваљујући донаторима крви.
- Потребне су све врсте крви.
- Позовите ____ да закажете састанак тако да не морате чекати.
Прво питајте за повратну информацију
Пре него што пошаљете допис, добијте повратне информације од других. Питајте неколико људи чије мишљење вреди да их прочитате пре него што их пошаљете. Питајте да ли би их убедили да предузму акцију, а ако не, зашто. Послушајте било какве сугестије и покушајте да укључите било које корисне идеје у допис. Убедљив допис обично траје неколико нацрта пре него што је довољно добар да би се дистрибуирао.
