Фраза “интерни меморандум” је кратица за “интерни меморандум”. Интерни дописи се користе за ширење информација, као и за масовне захтјеве људи у компанији, одјелу или тиму. Интерни дописи скрећу пажњу на проблеме и решавају проблеме међу безброј других корисних функција у организацији.
Савети
-
Приликом писања интерне белешке, држите га једноставним и пређите на ствар.
Зашто треба да напишете интерни меморандум?
Интерни меморандум је ефикасан начин да брзо и ефикасно допрете до многих људи у организацији. Помоћу белешке можете лако да урадите следеће:
- Разјасните или анализирајте предмет.
- Направите препоруке.
- Подеси подсетнике.
- Дати инструкције.
- Пренос материјала.
- Направите најаве.
- Издајте извештаје.
- Тражите доприносе.
- Затражите одобрења.
Кључ за ефикасан интерни меморандум је једноставан. Ваша порука треба да буде концизна и испоручена у некомплицираном формату који јасно преноси поруку. Узорак интерног меморандума могао би бити слање резултата анкете кафетерије на нивоу компаније и новог, побољшаног менија.
Како форматирате интерни меморандум?
Можете брзо да креирате шаблон белешке у програму Ворд или да пронађете интерни узорак меморандума на мрежи. Наслов интерног меморандума има четири кључне компоненте. Први је прималац или прималац дописа, којем претходи "ТО". Други је извор дописа, којем претходи "ОД". Трећи је датум, коме претходи "ДАТЕ", а четврта је предмет. меморандума, коме претходи "СУБЈЕЦТ."
Требали бисте користити одговарајуће наслове и имена прималаца. На примјер, ако је Том Маквелл предсједник, онда би он требао бити наведен као “Том Маквелл, предсједавајући.” Ако има превише имена, можете користити “Алл Стафф” или “Департмент Хеадс” ради краткоће. Такође треба да се идентификујете као извор белешке. Ваше име и наслов пратите наслов "ФРОМ". Не морате да се потписујете на крају белешке, али можете додати своје иницијале поред вашег имена као облик аутентификације.
Предмет меморандума треба да буде дескриптиван за његов садржај. Уместо да користите опште термине као што је „Политика“, требало би да напишете кратку фразу као што је „Нова политика која важи од 1. јуна 2018.“
Како пишете поруку интерног меморандума?
Шаблон подсетника у Ворду вам може дати савете за обликовање, али вам неће дати савет о садржају. По правилу, увијек будите концизни. Ваш интерни меморандум треба да има увод у један параграф који описује сврху белешке. Онда треба да опишете шта је подсетило на меморандум. Усредсредите се само на оно што примаоци треба да знају и све акције које треба да предузму као одговор на меморандум. Још увек нисте сигурни шта да напишете? Следите овај интерни меморандум:
Датум: 1. децембар 2018
Мариа Рубен
За: Особље
Ре: Нови сати од 1. јануара 2019. године
Сврха овог меморандума је да упозори особље да се сате у теретани фирме померају. Након захтева од бројних запослених, одлучили смо да продужимо сате изван уобичајеног радног времена за оне који би могли завршити прековремено у новом развојном пројекту. Теретана ће сада бити отворена од 6 до 11 сати. Јавите ми ако имате питања или коментаре.
Мариа Рубен
Виши директор за људске ресурсе
Увек се побрините да завршите вашу белешку на уљудној ноти и понудите помоћ, ако је потребно. Завршите интерни допис са кратким резимеом, понављајући суштинске тачке и затворите позив на акцију.
Без обзира да ли меморандум доноси добре или лоше вијести, увијек је најбоље бити љубазан, прецизан, до те мјере и понудити помоћ марљивим запосленицима којима је то потребно. Ако се борите са обликовањем или формулирањем, покушајте да потражите неке онлине шаблоне за Ворд и идите одатле.
