Контрола готовине у вашем послу подразумева вредно књиговодство и обезбеђење. С друге стране, према америчкој администрацији за мала предузећа, готовинске трансакције су мање предмет преваре, накнада, периода чекања и грешака у плаћању. С друге стране, готовина која није добро контролисана може привући већу пажњу ИРС-а и кривично искушење запослених и других. Примјена неколико метода интерне контроле готовине може помоћи у минимизирању ризика.
Веттинг Емплоиеес
Контрола готовине почиње са људима. Запослени који рукују готовином - или готовинским еквивалентима, укључујући чекове и картице са кредитним картицама - требају бити темељно провјерени. Провјере криминалне евиденције, провјера дрога и провјера претходног запослења могу бити дио процеса провјере. Према извештају часописа Јоурнал оф Манагемент анд Маркетинг Ресеарцх о утицају криминала на бизнис, „провјере треба да укључе и извештај о кредитној историји, јер неки запослени могу прибјећи средствима за проневјеру компаније када финансијски притисци од зависности од дроге, прељуба, коцкања или медицинских трошкова чини се непремостивим."
Документовање трансакција
Одржавање рачуна готовинских трансакција омогућава прецизно књиговодство и задовољава ИРС стварањем онога што УС Департмент оф Цоммерце назива „неоспорним ревизијским трагом“. Нумерисане, дводелне рачуне су идеалне јер вам омогућавају да једну копију рачуна дате клијенту и задржите другу копију за вашу евиденцију. Редовно пребројавање регистар каса може помоћи да се осигура тачност. Штампање калкулатора и књига рачуна може такође бити корисно у документовању готовинских трансакција.
Сегрегатинг Дутиес
Део интерне контроле готовине ставља више од једне особе задужене за ревизију готовинских трансакција. Правила Иале Универзитета за раздвајање дужности захтијевају да ниједна особа не би требала бити искључиво задужена за руковање почетним готовинским трансакцијама, вођење евиденције, усклађивање стања, транспорт или полагање готовог новца и одобравање књиговодства. Према Универзитету Јејл, "Када се ове функције не могу раздвојити, потребно је детаљно надгледање повезаних активности као компензирајуће контролне активности."
Осигурање готовине
Инсталирање видео камера и употреба сабирница за похрањивање готовог новца су методе заштите готовине на мјестима гдје се одвијају трансакције. Додељивање једног запосленог и једног супервизора за безбедно управљање Вашим пословањем или израду депозита у банци представља метод који помаже у заштити новца пре и за време његовог транзита. Усклађивање новчаних примитака са евиденцијама о банковним депозитима на дневној бази и провођење мјесечних прегледа укупног књиговодства ваше компаније су начини на које можете држати будним оком на интерним евиденцијама о готовини и одвратити проблеме с порезном управом.
ИРС Тип
Према ИРС-у, “Ако у периоду од 12 месеци од купца добијете више од 10.000 долара у готовини као резултат трансакције у вашој трговини или бизнису, морате то пријавити Служби за интерне приходе (ИРС) и Мрежа за извршење финансијских злочина (ФинЦЕН) на обрасцу 8300. ”Предузећа имају 15 дана од датума пријема једне готовинске трансакције од 10.000 $ или више да поднесу Образац 8300 са ИРС-ом.
