Писање за пословну публику није исто што и писање писма пријатељу. Сврха писма је другачија - генерално, преносећи одређене информације или тражити од некога да изведе одређену акцију - и постоје одређена очекивања у погледу обликовања и стила. Често, пословно писмо ће бити први утисак који ви оставите неком, тако да је важно да то урадите како треба.
Шта је пословно писмо?
Пословно писмо је свако писмо које организација шаље другој организацији или кореспонденцију између организације и њених купаца, добављача и других страна. Писмо које пишете као део вашег посла ће се квалификовати као пословно писмо, али свако писмо које пошаљете пословном субјекту, организацији, групи заједнице или појединцу у професионалном контексту такође ће спадати у ову категорију. Примарни тест је један од садржаја: да ли ће ваш прималац бити заинтересован за оно што пишете уколико утиче на њихов радни живот? Ако је тако, ваше писмо ће се квалификовати као пословно писмо.
Зашто бисте требали написати пословно писмо
Предузећа пишу клијентима, клијентима, добављачима и заинтересованим странама да пренесу важне информације. На пример, они могу наручити робу од произвођача, ажурирати клијента о статусу њиховог налога, описати значајне промене у условима и одредбама компаније, идентификовати проблем који је настао или пренети добру вољу. Многа пословна писма ће укључивати позив на акцију, тј. Писмо ће захтијевати одређене информације или одговор од приматеља.
Појединци бирају формат пословног писма када постоји потреба за писањем на јасан и професионалан начин. Примјери укључују апликацију за посао, дописно писмо, писмо жалбе, писмо оставке, референтно писмо, прихватање или одбијање формалног ангажмана или тражење информација од фирме. Оно што је заједничко овим писмима је очекивање да ћете бити кратки и специфични, а не креативни или евокативни у свом стилу писања.
Формати за пословно писмо
Предузећа у Сједињеним Државама користе један од четири уобичајена формата слова, који су наведени у наставку. Од њих, стил блока је најпопуларнији.
Формат слова: Уз стил слова, сав текст је у равни са левом маргином. Слово ћете структурирати тако да текст линије буде један размак и параграфи су двоструки. Маргине обично имају стандардну поставку од једног инча, мада се неке фирме разликују у складу са њиховим стилом куће.
Формат полублокова слова: Полу-блок је идентичан формату блока, осим што је први редак сваког пасуса увучен.
Алтернативни формат слова: Овај формат блиско прати формат блока, осим што се датум, допунско затварање ("искрено") и име писца, наслов и потпис појављују на десној страни странице. Осим ако не користите заглавље, повратна адреса писца ће се такође појавити на десној страни.
Поједностављени формат слова: Још једна варијација у формату блока, поједностављени стил изоставља поздравни поздрав ("Драги господине Смитх:"). Изаберите овај формат када немате име примаоца.
Како адресирати примаоце у пословном писму
Адресирање пословног писма једном примаоцу је релативно једноставно. Једноставно упишите име и адресу примаоца на блок адреси са леве стране странице. Отворите своје писмо са поздравом: "Драги господине / госпођо / госпођо презиме:" или "Поштовани господине / госпођо:" Забиљежите дебело цријево на крају поздрављања - само особно писмо користи зарез овдје; пословно писмо увек користи двоточку.
Прихватљиво је да се име особе напише ако сте с именом примали име, на примјер, сусрели сте се неколико пута и добро познавали особу. У овом случају, ваш поздрав ће прочитати: "Драги Џозеф:" Немојте одмах доспети до имена, међутим; сматра се непристојним.
Да бисте адресирали више прималаца у истом слову, изаберите једну од следећих опција:
Тамо где примаоци раде на истој локацији: Напишите наслов, име и (опционо) назив посла сваког примаоца, а затим унесите појединачну адресу компаније у блок адресе. За поздрав, наведите име сваког примаоца истим редоследом како се појављују на адреси.
Пример:
Госпођа Сопхиа Процтор, ЦЕО Г. Мартин Бирне, директор продаје Др. Реган Цоулсон, маркетинг менаџер АБЦ Лимитед Товн Стреет Товнсвилле, Кентуцки 395494
Поштовани госпођо Процтор, г. Бирне и Др. Цоулсон:
Где примаоци раде на различитим адресама: Сваки прималац треба да добије своје писмо тако да ћете морати да припремите више копија исте комуникације. Користите белешку за копирање након затварања - "цц:" - да бисте навели имена других прималаца. Анотација омогућава сваком примаоцу да зна ко су други примаоци.
Пример:
Госпођа Сопхиа Процтор, ЦЕО АБЦ Лимитед Товн Стреет Товнсвилле, Кентуцки 395494 Поштовани госпођо Процтор: Тијело писма С поштовањем, Јане Дое Цц: Господин Мартин Бирне, директор продаје, Др. Реган Цоулсон, маркетинг менаџер
Када постоји много прималаца: Када пишете бројним приматељима, као што су чланови управног одбора, прикладно је написати једно писмо и упутити га групи у цјелини. Поздрав би се требао односити и на тијело људи, на примјер, "Драги Одјел продаје" или "Драги тим за везу са заједницом". Помоћу блока за дистрибуцију на крају слова наведите чланове појединачних група који би требали прочитати писмо.
Пример:
Управни одбор АБЦ Лимитед Товн Стреет Товнсвилле, Кентуцки 395494 Поштовани чланови Одбора: Тијело писма С поштовањем, Јане Дое Дистрибуција: Госпођа Сопхиа Процтор Г. Мартин Бирне Др. Реган Цоулсон Госпођа Елизабетх Мејиа Заине Варгас Г. Цохен Андерсен
Различити делови пословног писма
Без обзира да ли користите формат блока или неки други стил, пословно писмо треба да садржи следеће одељке:
Заглавље или повратна адреса: Предузећа обично користе штампани папир који садржи посебно дизајнирани лого или заглавље на врху листа. На заглављу се налази адреса и контакт подаци организације. Ако не користите заглавље, напишите своје име и адресу у горњем левом углу слова. Прихватљиво је, али није обавезно, укључити ваш број телефона и е-маил адресу ако би то било корисно за приматеља.
Датум: Упишите датум у формату мјесец-дан-година одмах испод повратне адресе. Пошто друге земље користе формат дан-месец-година, избегавајте конфузију тако што ћете преписати датум у облику речи, а не бројем - "28. јун 2018."
Унутарња адреса: Упишите име примаоца, име компаније, адресу и поштански број. Ако је потребно, укључите назив посла. Увек ускладите унутрашњу адресу са левом маргином када користите стандардну пословну дописницу. Ако то учините, адреса ће се појавити у прозору коверте када се пресавије на три дела.
Поздрав: Не заборавите да користите дебело црево након поздравног описа као што је горе описано.
Субјецт лине: Додавање опционе линије предмета помаже примаоцу да брзо разуме шта је писмо. Ево примера:
Драги господине Пхиллипс:
Захтев за пријаву за посао
Боди: Овдје се гумица сусреће с цестом. Почните са кратком изјавом у којој је описано зашто пишете, а затим слиједи низ параграфа који описују проблем. Сачувајте писмо. За већину пословних писама идеалан је параграф од два до пет.
Цомплиментари цлосе: Имате разне опције за заокруживање пословног писма. Ево неколико примера:
- Искрено ваш,
- С поштовањем,
- Искрено ваш,
- С поштовањем,
- Срдачно,
- Најлепше жеље,
Потпис: Одштампајте своје име и назив посла, остављајући размак између вашег куцаног имена и бесплатног затварања. Потписат ћете своје име у овом простору.
Прилози и копије: Укључите цц: ако шаљете копије писма неком другом. Ако је било који документ приложен писму, напишите "Енцлосуре" или "Енцл." испод блока потписа.
Како написати тијело пословног писма
Без обзира на сврху вашег пословног писма, неопходно је да писмо буде јасно и сажето. Схватите да је ваш прималац заузет и да ће вероватно проћи кроз њега. Саставите своје слово у логичним параграфима - једну идеју по параграфу - тако да прималац може брзо да дође до доњег реда.
Концизно, међутим, значи тупо; морате тежити дипломатском и професионалном тону. Размотрите два примјера:
Након пажљивог разматрања, одлучио сам да прихватим позицију у другој компанији. Идем да радим у компанији АБЦ.
Друга верзија је концизна, али је сувише директна и непотребно оштра у тону. То може вређати читаоца. Први примјер, иако мање сажет, више поштује.
Једном када направите своје тачке у телу писма, завршите са позивом на акцију, кратком изјавом која описује оно што желите да се деси сада. Запамтите, ваш читалац је заузет. Не остављајте јој нагађање о томе шта би требало да уради даље. Ево неколико примера:
Ако се слажете са овим приједлогом, љубазно одговорите до 31. маја. Ако желите контакт информације за особе које су успјешно користиле услуге КСИЗ-а, молимо вас да ми пошаљете е-маил на Јане.Дое@киз.цом.
Опције за глас и језик
Језик пословних писама варира од опуштеног, конверзацијског стила до хиперформалног, техничког стила који се налази у правној кореспонденцији. Најефикаснија пословна писма успостављају равнотежу између ове двије крајности. Иако су пословна писма временом постала мање формална, писање које је превише лежерно може се појавити као непрофесионално и неискрено. Претерано формално писање, с друге стране, може отуђити читаоце који можда не разумију ваш језик, терминологију и фразирање. Као и код свих писања, морате ускладити тон са публиком. То вам даје доста слободе у погледу стила који одаберете.
Осим ако не радите у посебно формалној индустрији, као што је банкарски сектор, требали бисте настојати користити свакодневне ријечи умјесто њиховог формалног еквивалента - "старт" умјесто "започети", "крај" умјесто "завршити" и "покушати" умјесто "настојање." Одржавање једноставности може изгледати контрадикторно јер већина људи повезује професионални речник са дужим и сложенијим речима. Међутим, јасноћа је кључна. Много је важније да ваш прималац разуме ваше писмо са минималним напором са своје стране, него да представите свој импресивни речник.
Избегавајте контракције као што сам "ја", "не могу" и "нисам", осим ако нису специфична карактеристика стила ваше компаније. Неке компаније преферирају да користе неформалнији глас када пишу потрошачима како би отворили разговор; други би умјесто тога постигли формални тон. Конзистентност је кључна. Ако више волите један стил писања у односу на други, обавезно саопштите свој стилски избор широм организације и постарајте се да сви следе исти стилски водич.
Пример пословног писма
Све то заједно, ево пример кратког пословног писма у блоковском формату:
Г. Курт О'Риан АБЦ Лимитед Товн Стреет Товнсвилле, Кентуцки 395494 11. јануар 2018 Поштовани господине О'Риан: Пишем вам још једном да вам се захвалим на вашој активној подршци у нашем Товнсвилле "Гров Вилд" оутреацх програму заједнице. Ваше повратне информације, ваша конструктивна критика и ваше драгоцјено искуство значајно су допринијели успјешној имплементацији овог пројекта. Ми смо сада добили пуна средства за наш наставак пројекта, који је привремено назван "Природа на вашем прагу". Биће нам драго ако бисте се сложили да наставите сарадњу у овом пројекту. Свакако бисмо могли искористити ваш увид и стручност. Приложим кратку брошуру која описује предлог за ваш преглед. Желео бих да се сретнемо са вама како бисмо разговарали о наредним корацима и позвали ћемо вашу канцеларију следеће недеље да заказамо састанак. Унапред хвала на разматрању. Искрено ваш, Јане Дое Енцл:
