Већина пословних функција које нису вођене политикама и процедурама постају хаотичне и неорганизоване. Задржавање записа није један од најузбудљивијих аспеката пословања, али је један од најважнијих. Организовани систем за складиштење докумената елиминише бескорисне записе и штити пословање у случају ревизије. Знајући када да га задржимо и када да га бацимо, то је кључни корак у развоју успешног пословања.
Универзални план задржавања
Све компаније треба да развију систем за чување записа који је универзалан за сва одељења. Сви добијају на истој страници када је у питању чување записа. Истражите законе и статуте за ваш пословни и оперативни сектор. На пример, адвокатска фирма може имати различите захтеве од мале продавнице. Ако је потребно, консултујте адвоката да бисте створили овај систем. Индексирајте план на основу функције и одељења. Направите распоред и додијелите кодове за класификацију.
Рецордс Инвентори
Попис инвентара је кључни корак у управљању задржавањем. Ово је прецизан попис свих докумената, електронских и папирних, унутар ваше организације. У попису треба навести наслов за сваки запис, као што је „Главна књига“ и локација документа. Поред тога, укључите класификацију записа. Ово ће бити мјерило задржавања на основу распореда ваше компаније. На пример, саставите табелу; прва колона би била наслов, "Извештај о старењу рачуна дугова". Други заглавље у колони би представљало класификацију "Обвезе према добављачима". Трећа колона може бити одељење, "Рачуноводство". Остатак табеле може да подразумева локацију, "Еаст Стораге Роом, Цабинет Фоур", и код за задржавање, "Сцхедуле А."
Доцумент Ассессмент
Процес евалуације подразумева анализу евиденције на лицу места у целој компанији како би се елиминисали документи који прелазе период задржавања. Овакав начин чишћења куће елиминише нагомилавање вишка записа. Користећи попис инвентара евиденције, уништите документе који су истекли. Када завршите, прегледајте све складиштење и ажурирајте попис инвентара. Током тог времена, прегледајте законе да бисте препознали било какве измене усвојене од последњег прегледа. Распоредите прегледе годишње, квартално или месечно.
