Свако може цијенити поглед на заузетог извршног директора на високом нивоу, који сједи иза великог стола без икаквог комада папира - а камоли трун прашине - на видику. Изгледи не верују стварности, јер је та извршна власт вероватно једнако заузет као и ви, али је нашао начин да организује своје радно оптерећење у канцеларији. И ви можете, све док развијате систем који ради за вас. То може значити да се користе неке “испробане” технике док се други одбацују.Као и онај високи руководилац, запамтите да сте ви главни и да вам је потребно да преузмете контролу над својим радним оптерећењем пре него што преузме контролу над вама.
Успоставите систем за архивирање - електронски и папирни - тако да можете одмах да одбаците информације када завршите преглед. Многи професионални професионалци су “мајстори за слагање”, што значи да имају тенденцију да нагомилавају хрпе папира које их на крају преплављују. Обавезите се да ћете радити на пројекту и онда, када завршите, одмах га отпремите. За папирнате датотеке, успоставите датотечни систем у боји, при чему свака боја означава поруку која вам је значајна. На пример, имплементирајте хијерархијски систем у три боје у коме зелено значи „високи приоритет“, а жуто значи „умерени приоритет“, а црвено „ниски приоритет“. Или, да бисте смањили број датотека на вашем столу, користите двобојни систем. Пратите исту логику да бисте створили компјутерски систем архивирања.
Направите дневну листу обавеза и држите је са собом у сваком тренутку како бисте били фокусирани и на правом путу. Прескочите задатке док их довршавате. Исто тако, водите календар са собом у сваком тренутку, упоредивши их по потреби. Прегледајте листу обавеза на крају сваког дана и почетак сваког новог дана да бисте у свом уму учврстили своје дневне обавезе.
Успоставити временске рокове и рокове за сваки од ових задатака, бити оптимистичан али и реалан. Будите посебно опрезни у вези времена које ћете издвојити за читање и одговарање на е-пошту, јер је невероватно лако да се увлачите у временски захтјеван "вортек е-поште". затим одлучите да ли ћете или не одговорити у складу с тим.
Почните телефонске разговоре и састанке са процјеном њиховог трајања - а затим гледајте сат и држите се плана. Људи ће поштовати вашу дисциплину ако кажете нешто попут: "Као што знам да смо сви заузети, покушајмо све од себе да тај позив или састанак одржимо на 30 минута."
Поставите границе за сараднике који вас могу покушати ухватити у дуги ручак или дуготрајан разговор о њиховом ужасном слијепом ноћу раније. Иако је нека социјална интеракција важна за изградњу односа међу колегама, будите опрезни да се не извуче из руку и да баците лоптицу у ваш иначе добро структуриран радни дан.
Рецонсидер мултитаскинг. Можда мислите да је разговор преко телефона, писање е-маила и прегледавање маркетиншког приједлога супер радник, али, у ствари, ви можда шире вашу пажњу и умјесто тога сте контрапродуктивни. Ако морате, присилите себе да се усредсредите на један задатак одједном и да упоредите резултате са мултитаскинг начином организовања посла.
Процијените садашње радно оптерећење прије него прихватите нове одговорности. Иако многи запослени претпостављају да би требало да појачају и никада не кажу не таквим захтевима, пажљиво размотрите да ли имате времена да завршите задатке и да ли се они могу остварити према вашим високим стандардима.
Посавјетујте се са својим надређеним како бисте били сигурни да сте на правом путу са својим планом за организирање посла у уреду. Прегледајте “план акције” и затражите повратну информацију.
