Потраживања мале канцеларије су текући рачун обавеза који се састоји од дуговних обавеза које се морају платити у наредних 12 мјесеци. Важно је да се документи који подржавају ове ставке дуга организују тако да се исплате на те обавезе врше на време. Правовремена исплата обавеза према добављачима одржава бонитет организације плус осигурава добре и стабилне односе са кредитором и добављачима.
Упоредите примљене фактуре са њиховим налогом за куповину и документом о пријему или завршетку услуге. Важећа и платива фактура постоји када је креиран одобрени налог за куповину и ставке на налогу су примљене или су услуге завршене. Креирајте фасцикле по имену добављача да бисте држали ненадмашне налоге за куповину, примали документе и другу помоћну документацију.
Поднесите документе за плаћање према датуму плаћања. Након што се фактуре подударају са пратећим документима, проверите датум доспећа и одредите датум плаћања за фактуру. Организујте фактуре у фасциклама које представљају сваки дан у месецу. Када одредите датум плаћања за фактуру, поднесите га под тим даном. Фасцикла за хармонику, која не заузима много простора, може се користити за одржавање докумената; свака картица може представљати дан у мјесецу. Ако је хармоника фасцикла премала, размислите о употреби висећих датотека које пружају више простора за папирологију. Сваком фолдеру или датотеци доделите само дан у месецу; када се заврши текући месец, можете поново да користите ове датотеке за следећи месец.
Укључите у свој дневни распоред преглед досијеа тог дана за плаћање рачуна. Ако су поднесени рачуни под тим даном, издајте плаћање за рачун и означите га као плаћени. На рачуну треба навести датум плаћања, број чека или идентификациони број трансакције, ако се плаћа електронски, износ који се плаћа и идентификација особе која је извршила плаћање.
Доставите плаћене фактуре у датотекама креираним за сваког продавца или повериоца. Датотека продавца треба да садржи све плаћене фактуре од почетка обрачунског периода или 12-месечног периода. Документи у овој датотеци подржавају исплате извршене продавцу. Ако дође до проблема у плаћању или потраживања од продавца нису примљена, ова документација може пружити подршку када је плаћање завршено и ставке које су плаћене или нису плаћене.
