Захтјев за приједлоге је документ који издаје компанија, непрофитна организација или владина агенција која тражи одговоре потенцијалних добављача на наведене захтјеве. Док се РФП-ови разликују по величини, обиму и облику, они обично покривају сличне теме. РФП ће обично рећи продавцима о ентитету спонзору, шта жели да добије и одреди услове за избор. РФП обично тражи од продаваца да објасне зашто су квалификовани да одговоре, како намеравају да остваре циљеве описане у предлогу и цену коју очекују да буду плаћени.
Опишите сврху и обим РФП-а, укључујући робу, производе или услуге које желите да набавите и квалификације које очекујете од продавца. Ово ће омогућити добављачима да одреде да ли имају право и желе да одговоре. Наводећи да вашој компанији треба 10.000 плавих видгета испоручених за три мјесеца, ваша организација тражи локацију и опрему за припрему и послуживање 200 оброка дневно за старије клијенте, или ваша агенција захтијева обуку за побољшање услуга корисницима, можете спремити своје и ваше времена и напора продаваца.
Напишите опис ваше компаније, организације или агенције која потенцијалним добављачима пружа корисне податке. Пошто ће већина продаваца коштати времена и новца како би одговорили на ваш РФП, ово помаже у успостављању будућих радних односа. Објасните шта намјеравате постићи својим производом или услугом. Идентификујте људе којима треба упутити своја питања и преписку.
Детаљно одредите обим посла тако да добављачи могу направити тачне пројекције рада, материјала и других трошкова.Наведите своје предвиђене датуме завршетка како би могли развити реалну временску линију. Опишите услове које очекујете од њих, као што су радни, еколошки и сигурносни стандарди. Наведите стандарде рада које желите и како очекујете да ћете пратити и оцјењивати њихове напоре.
Наведите планове, извештаје, производе, услуге и материјале за које очекујете да ће их испоручити и када желите да се сваки од њих заврши. Продавци могу имати околности које их спречавају да испоруче оно што затражите када то очекујете. Разлике између ваших очекивања и понуђача ће вероватно бити предмет дискусије током преговора о уговору. Неки РФП-ови укључују дио са стандардним ставкама предложеног уговора, као што су клаузуле о отказивању и споразуми о повјерљивости
Укључите у свој РФП критериј који ћете користити за процјену одговора које примите и начин и вријеме додјеле награде побједнику. Ово је важно како би се избегла тврдња о фаворизовању или другим неправедним праксама. Многи РФП-ови користе систем бодовања, додељујући бодове за ставке као што су трошкови, обим посла, квалификације и особље.
