Канцеларијске процедуре су важне ако желите да радите без проблема у професионалном окружењу, било да се ради о правној фирми, докторској канцеларији или државној установи. Важно је имати видљиву писану процедуру Свака канцеларија треба да има писани сет процедура које је развио супервизор и руководилац канцеларије видљив на фронт оффице-у.
Које процедуре у канцеларији треба да се утврде
Радно време би требало да буде прва ствар која се помиње, и сви запослени би требало да раде на време и припремљени за тај дан. Ако клијент дође у канцеларију и тамо нема никога, вероватно ће имати негативан поглед на посао и можда се никада неће вратити. Такође, канцеларија треба да буде уредна, чиста и добро снабдевена. Проверите да ли су распоред и оловке за регистрацију на располагању клијентима да се пријаве, и ако је могуће, направите кафу и воду. Први утисци су све у успјешном пословању. Поред тога, сваког клијента треба третирати са поштовањем и професионализмом, било да су у канцеларији или на телефону. Ако дође позив за надзорника, запослени треба да добије све информације пре него што их повеже са позиваоцем, укључујући име, природу позива и број телефона у случају да се веза изгуби. Ако је позив на састанак, треба да сазнају природу посете и обавестите их шта је на располагању, пазећи да добијете број телефона у случају отказивања. Увек треба да понављају оно што је речено, тако да нема конфузије.
Организација
Организујте и одржавајте радну станицу за максималну продуктивност, пазећи да има папира у уређају за копирање, рачунари су покренути и покренути, маил дистрибуиран и поруке се испоручују. Ако ваш посао подразумева постављање путних аранжмана, будите сигурни да знате где ваш супервизор жели да остане и забележи време лета и информације о изнајмљеном аутомобилу и сазнај о времену у дестинацији путовања. Увијек провјерите са својим надређеним прије резервације путних планова. Када су све резервације завршене, одштампајте два итинерара - један за вас и један за вашег надзорника - и обавезно унесите датуме путовања у календар.
На крају дана, пређите на састанке са својим супервизором и обавестите је о заказаним терминима за следећи дан. Поставите телефонску секретарицу на говорну пошту или на сервис за одговарање након радног времена. Искључите сву опрему, апарате за копирање, штампаче и рачунаре и испразните бокал за кафу и искључите апарат за кафу. На крају, проверите да ли су сва врата закључана пре постављања аларма.
