Ако желите да се нешто уради како треба, напишите добру стандардну оперативну процедуру или СОП. Добро написан приручник за оперативне поступке помаже компанијама да ефикасно и досљедно раде тако што ће рећи запосленима како се важне процедуре требају обавити исправно. Одржавање квалитета и досљедности кроз једноставне упуте, корак по корак, такођер може пружити предности као што су повећање продуктивности, уклањање отпада и смањење озљеда на радном мјесту. СОП приручник може помоћи предузећима да се придржавају прописа и побољшају обуку за запослене.
Корак 1: Изаберите СОП
Идентификујте процедуре које треба да буду стандардизоване, као што је састављање делова за производ или руковање жалбом клијента. Фокусирајте сваки СОП на једну активност. Пишите само о процедурама које знате како правилно радити. Или, пронађите некога ко је квалификован да би вам показао како да извршите процедуре. Саставите све информације које ће вам бити потребне.
Корак 2: Припремите се за писање
Дајте сваком СОП-у смислени наслов, као што је "Како саставити свој производ" или "Како поступати са жалбом купца". Укључите СОП бројеве или категорије ако је потребно, као што су "СОП - Производња - Скупштина" или "СОП - Услуге за кориснике - Решавање жалби То ће вам омогућити груписање процедура за запослене. Нацртајте грубе дијаграме за процесе да бисте потврдили да имате све информације и да је у исправном редоследу. Фокусирајте се на запосленика који ће провести процедуру приликом припреме вашег приступа.
Корак 3: Стандардизовати секције
Објасните СОП-ове. Сваки СОП треба да има следеће делове:
- Заглавље
- Сврха
- Обим
- Референце
- Дефинитионс
- Одговорности
- Процедура
- Прилози
- Историја ревизија
- Потпис одобрења
Корак 4: Детаљне процедуре корак по корак
Раздвојите сваку процедуру корак по корак редоследом којим треба да се ураде. Почните са главним корацима, као што су “Дајте делове за производ” или “Одговорите на телефон”. Затим их разбијте на мање кораке, као што је “Потврдите да је сваки део тачан” или “Представите се и захвалите се клијенту на позиву."
Корак 5: Напишите сваки СОП
Пишите једноставно. Користите мале речи и кратке реченице. Прво ставите главну идеју. Наставите са детаљима. Користите глаголе акције и активан глас. Избегавајте двосмисленост и конфузију. Не користите скраћенице, скраћенице или жаргон.
Корак 6: Форматирајте СОП-ове конзистентно
Сваки СОП треба да буде написан истим фонтом и величином фонта. Раздвојите дугачке пасусе у кратке. Користите метке уместо дугих реченица. Додајте визуелна помагала као што су дијаграми тока. Истакните важне информације, као што је масна слова или курзив.
Корак 7: Процијените ефикасност сваког СОП-а
Проверите СОП за читљивост, читљивост и разумљивост.
- Читљивост: Да ли је тип довољно велик и једноставан за читање?
- Читљивост: Да ли су упутства једноставна? Или протоколи имају превагу сложених концепата и тупих ријечи?
- Разумљивост: Да ли читалац сазна шта треба да зна како би исправно урадио процедуру?
Корак 8: Прегледајте, ревидирајте и одобрите
Да ли запослени који обављају процедуре прегледају СОП-ове да би потврдили да они све разумију. Питајте запослене који нису упознати са процедурама да читају и СОП. Читалац не би требало да ради процедуру да би знао како се то ради. Нека сваки читав низ прегледа прегледа читаоце док не буду прихватљиви. Руководиоци који ће бити одговорни за праћење СОП-а треба да их потпишу пре него што буду објављени.
У послу функционишу униформни системи. Креирање приручника Стандардни оперативни поступак осигурава да сваки запосленик прати сваки корак у систему на исти начин, сваки пут.
