Циљајте свој циљ када шаљете жалбу или када затражите помоћ корисничке службе. Освојите борбу за писма у служби за кориснике тако што ћете савладати властите фрустрације и саставити пристојан и кохерентан захтјев за правним лијеком. Напишите писмо службе за кориснике да бисте добили резултате пратећи неколико једноставних упутстава, веома сличних традицији новинских новинара.
Ко?
Пажљиво адресирајте своје писмо. "Постарајте се да је шаљете … оном који може да делује на њега", каже Росалие Маггио, аутор књиге Како то рећи.
Истражите одговарајуће име и адресу; немојте претпостављати или претпостављати. Обратите се својој притужби "Јохн Смитх, директор Службе за кориснике, АБЦ Гадгет Цорпоратион" са одговарајућом адресом, а не само "Служба за кориснике".
Позовите канцеларију компаније за информације, претражите онлине ресурсе као што је Хоовер'с (ресурс испод) или покушајте са Беттер Бусинесс Буреау ако вам је потребна додатна помоћ.
Шта, где и када?
У писму користите достојанствен језик. Идентификујте производ или услугу која је тема ваше жалбе. Наведите детаље као што су ознака, модел, година, датум испоруке или датум инсталације.
"Када описујете проблем, будите специфични и тачни. Само навођење да производ" није функционисао "не пружа довољно информација. Детаљан сажетак ваше жалбе ће помоћи компанији у решавању вашег проблема", сугерише Тхе РоцкетЛавиер вебсите, који пружа шаблоне за жалбе клијената.
"Купио сам МагнаГадгет постављен прије три седмице и почео сам имати проблема чим сам га распакирао. Гадгети не би остали на сталку или на ручки", даје много више информација него "Ваши производи смрде!" Обезбедите компанији алате који су им потребни за решавање ваше жалбе.
Како?
Наведите кораке које сте до сада предузели како бисте ријешили проблем. Објасните шта сте урадили и какав сте одговор добили.
"Продавница у којој сам купила сет упутила ме је у вашу локалну службу за кориснике овде у Метроу. Господин Георге Алленби у тој канцеларији је изјавио да нису могли да ми помогну откад сам купио сет од попуста. Моја куповина је базирана на АБЦ-у репутацију поузданих направа и веома сам разочаран у досадашњем одговору."
Понудите специфично и задовољавајуће решење проблема. "Верујем да АБЦ прави добар производ. Ово је вероватно само мањи проблем за компанију, али то је велики проблем за мене. Ако би АБЦ заменио неисправан МагнаГадгет сет, био бих сретан." Дајте компанији начин да исправи ствари, али будите разумни.
Зашто?
Третирајте примаоца писма како желите да се третирате: Достојанство и чврсти добри манири ће вам дати бољи резултат од грубости и увредљивог понашања. Следите овај савет: "… запамтите да будете тактични, али чврсти. Ако мислите да сте криви, држите се својих оружја и немојте бити задовољни док се проблем не исправи", нагласила је Маргарет МцЦартхи у писању писама Маде Еаси. Заслужите поштовање примаоца писма пристојним и разумним приступом и много ћете вероватније решити проблем на ваше задовољство.
Више информација о писању писама
Писма жалби за заузете људе; Јохн Беар и Мариа Беар, 1999
Шокирани, згрожени и узнемирени: како писати писма о притужби која резултирају резултатима; Еллен Пхиллипс, 1998
