Подношење је један од оних важних послова које нико од нас не жели. Када постављате нови систем архивирања, пожељет ћете да га направите на начин који је једноставан за кориштење. Неки људи воле да постављају свој систем по абецеди, а неки по бројевима. Други су га подесили по категорији, а затим по абецеди. Изаберите оно што вам одговара.
Ставке које су вам потребне
-
Ормар за картотеку
-
Таббед манила филес
-
Картонске плочице са картицама
-
Фини маркер за тачку
Организујте своје категорије као што су рента или хипотека. Одвојите фајлове за вашу зграду, комуналије и потрошни материјал. Прођите кроз све ваше папире. Сваком предмету дајте категорију. Покушајте да се ваше категорије подударају са ИРС категоријама, што олакшава крајем године.
Направите раздвајач за сваку категорију. Напишите на делиоцу која је то категорија. Стави их на страну.
Док плаћате рачун, напишите датум на који сте га платили на рачуну који чувате или на рачуну. Ако користите чекове, упишите број и износ уплате на рачуну. Ако плаћате електронским путем, упишите број потврде и уплаћени износ. Наведите све ваше папире за датум када сте радили на њему, чак и ако то није рачун. Примери других папира могу бити поравнање банака, фактуре за налоге и рачуне који се шаљу клијентима. Затим документујте сваки рачун или папирологију у свом књиговодственом систему. КуицкБоокс и Мицрософт Монеи имају одличне програме за књиговодство малих предузећа.
Подесите манила фолдер за сваки засебни део категорије који сте навели у кораку 1. Пример би био, категорија је Утилитиес и фолдери би били АБЦ Елецтриц, ЦИТИ вода и канализација, и ИНТ интернет конекције. Ако ваш посао има добављаче, подесите појединачне датотеке за сваког добављача. Подесите датотеке за сваког клијента. Прођите кроз сваку категорију и подесите све појединачне мапе.
Подесите датотеку за сваког запосленог. Пошто већина малих предузећа нема одељења за особље која би радила са запосленима и водила евиденцију о њима, мораћете да држите бар један једноставан фајл на њима. Ставите њихове плате. Документирајте сваку обуку коју су завршили. Чувајте копије лиценци ако су потребне. Такође ћете желети да документујете било какве спорове које су можда имали с вама. Запишите о чему се расправљало и какав је био резултат.
Држите посебан фајл за ваше рачуне када купите нешто за своје пословање. Прво их документујте у главној књизи. Желите да их ставите у датотеку. Једном мјесечно, прођите кроз датотеку рачуна и смјестите је у исправну датотеку и категорију. Можете спајати месечне рачуне заједно и уписати месец на њима. Чак и ако користите кредитну картицу, ово је додатна документација ако сте били под ревизијом ИРС-а.
Поставите преграде за категорије у ормар за архивирање тако што ћете их поделити абецедним редом. Означите сваки директоријум у тој категорији. Ставите их иза делиоца. Прођите кроз сваку категорију и поднесите их.
Савети
-
Можете прилагодити било који систем архивирања да бисте га лакше користили. Докле год можете брзо пронаћи информације, то је добар систем архивирања.
