Замислите ово: позовете добављача да наручите неке виџете и снимите им е-маил за потврду. Проблем је у томе што вам шаљу пет случајева уместо четири и добијате већу фактуру него што сте очекивали. Пошто немате ништа легално да држите тог продавца одговорним, нећете се много вратити. Могли бисте се наљутити и запријетити да ћете задржати исплату, али све то може бити неуредно и уништити вашу везу. Шта да радим? Убудуће можете размислити о примени система налога за куповину. ОП играју важну улогу у контроли пословних куповина, помажући вам да пратите налоге и управљате плаћањима за обављени посао.
Шта је наруџбеница?
Налог за куповину је званична потврда поруџбине за робу и услуге. Он дјелује као уговор између бизниса и његових добављача, тако да добављач тачно зна шта је наручено и посао точно зна који ће производи и услуге бити испоручени и до ког датума. Када добављач прихвати налог за куповину, он ствара правно обавезујући уговор између две стране. Дакле, никада нећете бити заглављени са додатним случајем видгет-а који вам не треба, а добављач је заштићен јер сада има законски доказ да су роба и услуге наручене. Ако нисте креирали наруџбеницу, купац не би имао обавезујућу наруџбу.
Како изгледају наруџбенице?
Наруџбенице наликују фактури. Једина разлика је да их купац ствара, а не продавац. Обично, наруџбеница ће садржати следеће информације:
- Информације о купцу.
- Адреса за доставу / наплату.
- Информације о добављачу.
- Детаљи наруџбе - производ, количина, цена и датум испоруке.
- Датум наруџбенице.
- ПО број.
Могу постојати и одређени услови о наруџби, као што је, на пример, када би требало извршити плаћање. Многе компаније креирају стандардизовани документ наруџбенице са генеричким информацијама испуњеним како би се осигурала конзистентност.
Шта је број наруџбенице?
Ако постоји једна ставка на наруџбеници коју морате укључити, то је број наруџбенице. Број наруџбенице је јединствени референтни број који вам олакшава да ускладите испоруке са куповинама када оне стигну. Њихово коришћење би требало да убрза процесирање ваших фактура јер можете лако да пратите када су плаћања извршена по одређеним налозима. Такође смањује ризик од погрешних плаћања јер нећете плаћати на фактурама које немају одговарајући ПО.
Ево примера. Претпоставимо да вам је потребан нови сет ормара за архивирање. Креирате наруџбеницу са величином, количином и специфичним захтевима за ормаре и шаљете је произвођачу. Када произвођач одобри налог за куповину, он прави правни уговор између две стране. Произвођач ће вам послати ормаре и послати фактуру за укупан износ који је доспио. На тој фактури ће се позивати на број наруџбенице. Дакле, када примите фактуру, можете је провјерити у односу на наруџбеницу како бисте били сигурни да се два документа подударају. Ако то учине, идите и платите. Ако то не ураде, неко је направио грешку коју треба истражити.
Како интегрисати систем наруџбенице у ваше пословање?
Ако никада раније нисте користили ПО, требало би вам опростити што сматрате да је то једноставно као што је постављање шаблона налога за куповину у Мицрософт Ворд-у или вашег рачуноводственог софтвера. Ове опције су одличне за креирање физичког документа наруџбенице за куповину, али постоје неке додатне ствари о којима морате размислити прије него што можете интегрирати ПО систем у своје пословање:
Ко ради куповину?
Администратор примарног налога за куповину треба да контролише систем налога за куповину. Ово ће централизовати вашу куповину и дати вам јасан запис о томе колико се новца троши. Чим се ПО креира, администратор може одмах факторисати трошак у буџет компаније. У суштини, ви ћете почети са преузимањем кредитних картица из руку генералног особља.
Шта је процес подизања реквизиције?
Сваки ПО процес почиње са захтевом. Ово је захтев за наруџбеницу који запослени праве кад год је потребно да купе робу или услуге. Мораћете да креирате стандардизовани предложак за реквизиције, који сви чланови особља морају да користе. Многа мала предузећа дозвољавају свом особљу да једноставно пошаље свој захтев менаџеру, који ће се повезати са администратором како би доделио буџет, добио одобрење за куповину и подигао потребну ПО.
Додавање система реквизиције осигурава да особље мора добити централизирану палацицу пре него што купи, тако да ништа не прође кроз пукотине. Ускоро ћете имати довољно података да пратите како запослени користе потрошни материјал и обрасце куповине на лицу места, на пример, да ли постоје могућности за куповину дисконтованих количина од добављача?
Како ћете пријавити ПО?
Администратори могу изабрати да одобре, одбаце или означе реквизицију за даљу дискусију. Након што је захтјев одобрен, администратор ПО мора додијелити број наруџбеници - можете користити било који алфанумерички код који желите - и снимити га у регистар ПО. Вођење регистра осигурава одржавање укупне куповине. Можете да видите утицај реквизиције пре него што је одобрите и ажурирајте свој буџет сваки пут када се наруџбеница подигне. То је такође кључни дио ревизорских трагова, осигуравајући да не постоје разлике између набавки које долазе и исплате.
Како ћете управљати добављачима?
Наравно, мораћете да обавестите своје добављаче да прелазите на ПО систем. Ово је једноставно као контактирање добављача и обавештавање да ћете поднети налог за куповину пре него што извршите било какву уплату за робу. Начин на који добијате наруџбеницу од добављача зависи од вас - најчешће, администратор ће га послати директно примаоцу.
Када добављач прими вашу наруџбеницу за куповину, они је морају пажљиво проверити да би открили грешке пре припреме робе која ће бити испоручена. Многи већи добављачи користе се за куповину уз подршку ПО-а и имају постављене системе који ће означити ваш рачун ако покушате да купите без наруџбенице.
Како ћете ускладити плаћање рачуна са регистром ПО?
Ако одржавате ажурирани регистар ПО-а, онда усклађивање фактура или изјава о кредитним картицама у односу на налог за куповину није посебно тешко или дуготрајно. Ви само желите да означите сваку куповину која није забележена са наруџбеницом. Затим, ради се о обуци особља како би се елиминисали било какви вишак куповине у будућности.
Да ли треба да аутоматизујете процес наруџбенице?
Уместо да радите ствари ручно, можете да инвестирате у неки софтвер за куповину за власнике малих предузећа. Ови системи могу аутоматизирати ваше захтјеве и рутинска одобрења и аутоматски генерирати ПО, што чини цијелу ствар много мање изазовном. Они такође управљају документима за куповину од једне централизоване на једној локацији, доступне са било ког места, што олакшава управљање наруџбеницама у покрету. Неки системи имају и друге корисне карактеристике, као што је каталог добављача, како би вам захтјеви за куповину учинили лакшим и погоднијим за ваше запослене.
Платформе су широке као што су дугачке, а постоји много сајтова за преглед који ће вам помоћи да сузите опције. Као и увек, искористите предности демонстрација и бесплатних пробних периода, тако да сте сигурни да сте донели исправну одлуку пре него што купите.
